Responsável por apoiar as áreas comercial e administrativa do Grupo Rei em todas as atividades administrativas, garantindo a eficiência nos trâmites documentais, atendimento aos clientes e suporte a áreas de staff, assegurando o cumprimento dos processos internos e a satisfação dos clientes.
* Operacionalizar o cadastro e atualização de informações no sistema de gestão imobiliária, garantindo que os dados de locadores, locatários e imóveis estejam completos e corretos para a emissão de contratos e documentos relacionados.
* Apoiar a elaboração e revisão de contratos de locação, venda e administração de imóveis, incluindo aditivos e documentos adicionais, assegurando que todos os processos estejam em conformidade com as políticas da empresa e com as normas legais.
* Apoiar no trâmite documental, incluindo o recebimento, organização e arquivamento de documentos físicos e digitais, assegurando a acessibilidade e a conformidade dos registros.
* Emitir e enviar documentos solicitados pelos clientes, como segunda via de boletos, termos aditivos, notificações e recibos, utilizando os sistemas internos e garantindo a comunicação eficiente com os clientes.
* Acompanhar e processar rescisões contratuais, realizando cálculos rescisórios, gerando boletos de pagamento e comunicando os valores e procedimentos aos locatários e locadores.
* Executar o processo de transferência de titularidade de serviços públicos, como água e energia, entre locadores e locatários, garantindo que todas as mudanças sejam devidamente registradas e documentadas.
* Prestar suporte nas auditorias e controle de conformidades das pastas do setor, realizando verificações e solucionando pendências identificadas, garantindo a organização e a precisão dos registros.
* Realizar atendimento a clientes, tanto presencialmente quanto por meio de canais de comunicação digital, entendendo suas necessidades e fornecendo as informações e documentos necessários para a resolução de suas demandas.
* Acompanhar e solicitar renovações de seguros e contratos de locação, garantindo que todos os prazos sejam cumpridos e as atualizações sejam devidamente processadas no sistema.
* Colaborar com a coordenação na gestão de seguros e demais obrigações contratuais, incluindo o lançamento de informações no sistema e o acompanhamento dos pagamentos.
* Realizar a comunicação com os clientes para envio de notificações e informações importantes, utilizando e-mail, WhatsApp e outros canais de comunicação para manter os clientes informados sobre suas obrigações e direitos.
* Apoiar a organização e logística de processos administrativos, como o envio de malotes, a organização de arquivos físicos e a manutenção de sistemas digitais, garantindo a eficiência operacional.
* Acompanhar as atividades de atendimento ao cliente via canal digital, garantindo que todas as solicitações sejam tratadas de maneira eficaz e dentro dos prazos estabelecidos.
* Contribuir para a melhoria contínua dos processos administrativos, propondo boas práticas e novas soluções que possam otimizar a eficiência e a qualidade dos serviços prestados.
* Prestar suporte às áreas de staff da empresa, como Recursos Humanos, Financeiro, administrativo, compras, patrimônio, auxiliando na execução de atividades administrativas, organização de documentos, e na comunicação entre departamentos.
* Auxiliar na organização e execução de eventos corporativos e treinamentos internos, atendendo as necessidades logísticas e administrativas para garantir o sucesso das iniciativas da empresa.
* Apoiar no controle de materiais de escritório e limpeza, assegurando que as necessidades das áreas sejam atendidas de forma eficiente e dentro do orçamento.
* Participar do atingimento das metas da área, apoiando a equipe comercial em suas atividades diárias e assegurando que todas as tarefas sejam realizadas com qualidade e dentro dos prazos estipulados.
* Utilizar os EPI's necessários para execução dos trabalhos, fazendo cumprir as exigências das normas de segurança, a fim de evitar acidentes e cumprir as ordens superiores;
* Manter a área do escritório limpa e organizada, para manter o ambiente limpo e agradável;
* Propor boas práticas e melhorias de processos na área, participando ativamente de programas de melhoria do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), para otimizar os resultados e a eficiência dos processos.
* Executar serviços que se encaixem da sua aptidão, em atividades correlatas, visando o aperfeiçoamento profissional, permitindo a elegibilidade para cargos de maior responsabilidade em possíveis oportunidades de crescimento interno;