Escala de Trabalho: 12X36
Bonificação: R$ 200,00
EXIGÊNCIAS
Experiência de um ano em Recepção e conhecimento em Excel Intermediário.
DESCRIÇÃO SUMÁRIA
Reportando-se à Coordenação Administrativa, atua fazendo a intermediação entre familiares, residentes e o atendimento com os profissionais da clínica. Organiza os fluxos de atendimento e de informações. Recebe visitantes, fornecedores, familiares e os conduz até as salas adequadas, como consultórios. Presta ajuda com dúvidas.
Auxilia médicos e demais profissionais com tarefas administrativas, organizando e mantendo a agenda de visitas e videoconferência organizada. Realiza agendamentos ou cancelamentos por contato telefônico. É responsável pelo caixa.
Recebe ligações telefônicas para as áreas e público interno, transfere a chamada ou anota recados.
RESPONSABILIDADES
• Diariamente recepciona visitantes, fornecedores e familiares, confere o agendamento, confirma a realização de exames nos consultórios da clínica, sinaliza à equipe de enfermagem, abre cadastro pelo sistema. Realiza, quando possível, "encaixes" de videoconferências e visita, consultando o superior sobre a disponibilidade de horários;
• Presta informações a familiares e demais interessados sobre valores de exames solicitados pela clínica, solicita orçamentos, dá instruções e orienta na eventualidade de cancelamentos ou atrasos, zelando pelo bom atendimento;
• Faz recebimentos de valores decorrentes de exames particulares (não conveniados);
• Atende, seleciona e encaminha telefonemas recebidos;
• Atualiza dados cadastrais dos idosos e familiares, através do sistema da clínica;
• Envia comunicados, e segunda via de alguns documentos, como notas fiscais e boletos;
• Faz a entrega de resultados dos exames: acompanha, verifica a liberação dos resultados pelo sistema ou arquivos, acessa, imprime e dá baixa registrando a entrega;
• Comunica-se diretamente com a área de laudos das clínicas de realização de exame caso os resultados não estejam liberados, recebe e entrega ou justifica com o portador os motivos do atraso e programa nova data para a retirada.
• Cuida da ordem e limpeza do local, equipamentos e ferramentas de trabalho solicitando serviços de manutenção quando necessário;
• Estabelece contato com a equipe de limpeza para garantir que todos os consultórios estejam higienizados, arrumados após os procedimentos de consultas e exames;
• Controla, anota e realiza relatório diário de chegada e saída de funcionários, atuando para garantir que os plantões estejam completos;
• Mantém-se atento às reclamações de familiares quanto à intercorrências no atendimento, procurando orientá-los zelando pela qualidade do serviço prestado e preservando a imagem da empresa, bem como acionando os responsáveis pela demanda, para resolução e condução;
• Recebe, coleta e distribui correspondência, documentos, mensagens, encomendas, volumes e outros, interna e externamente;
• Coleta assinaturas de documentos diversos de acordo com as necessidades da unidade;
• Fornece informações sobre a clínica, planos disponíveis, atuação e tipos de serviços;
• Mantem a segurança da clínica, ao seguir procedimentos de segurança e ao controlar o acesso que deve passar pela recepção (monitorar o livro de ocorrências, controlar entrada de visitante);
• Semanalmente faz requisições para reposição do material utilizado na área;
• Realiza cotações e finaliza a compra do material de escritório;
• Realiza pequenas compras de medicamentos e itens de uso da enfermagem;
• Faz aberturas de chamados para manutenção de rede, câmeras, elevadores e telefonia;
• Orienta visitantes, familiares, fornecedores e colaboradores quantos aos protocolos da instituição;
• Realiza escaneamento de documentos dos idosos, para anexar ao prontuário;
• Acompanha data de validade das carteirinhas do plano de saúde;
• Obedece a procedimentos específicos adquiridos em treinamentos para a operação e preserva-se de riscos e acidentes de trabalho na sua rotina, além de asseio pessoal;
• Conhece a missão, valores, políticas e objetivos da empresa, atendendo às normas, instruções, procedimentos internos e do sistema de gestão integrada, garantindo a qualidade e excelência dos serviços prestados;
• Participa de treinamentos e seminários que propiciem o aprimoramento e o aperfeiçoamento do conhecimento para assuntos ligados aos negócios da empresa, do próprio setor de atuação ou cargo exercido, objetivando melhoria contínua dos processos, bem como desenvolvimento profissional e pessoal;
• Presta atendimento e realiza outras atividades profissionais correlatas e inerentes ao cargo exercido, conforme orientação e/ou solicitação do Superior imediato.