Estamos em busca de uma profissional para atuar com alta confidencialidade e rigor operacional no apoio às rotinas administrativas, executivas e pessoais de uma Family Office. A posição exige organização exemplar, postura ética e capacidade de conduzir demandas com discrição absoluta. Responsabilidades:
Suporte Administrativo e Organizacional
Auxílio na organização de documentos, arquivos físicos e digitais.
Preparação prévia de materiais, minutas, rascunhos, correspondências e documentos diversos.
Apoio no controle de pagamentos, reembolsos, notas fiscais e demandas administrativas básicas.
Atualização de listas, planilhas e controles operacionais da Family Office.
Apoio à Gestão de Agendas e Compromissos
Suporte na conferência, confirmação e acompanhamento de agendas dos membros da família.
Auxílio na organização de reuniões, incluindo reserva de espaços e suporte logístico.
Logística e Viagens
Apoio operacional no planejamento de viagens, realizando pesquisas de hotéis, voos, serviços e documentação.
Organização de informações de viagem, vouchers, checklists e acompanhamentos.
Suporte no processo de viagens, incluindo auxílio na compra de passagens, consulta de horários
de voos e demais necessidades relacionadas.
Suporte a Eventos e Rotinas Familiares
Apoio logístico na preparação de eventos familiares ou institucionais.
Auxílio no relacionamento com fornecedores, prestadores de serviço e equipes envolvidas.
Demandas Pessoais
Suporte na organização de compromissos pessoais, pequenas compras, entregas e rotinas do dia a dia.
Acompanhamento de serviços residenciais, manutenção e fornecedores.
Comunicação e Interface
Contato inicial com prestadores de serviço, parceiros e fornecedores.
Auxílio na triagem e organização de mensagens e demandas recebidas.
Confidencialidade e Profissionalismo
Atuação com absoluto sigilo sobre todas as informações pessoais e familiares.
Postura ética, discreta e orientada à confiança e ao suporte.
Requisitos e qualificações:
Experiência em secretariado ou apoio executivo, incluindo gestão de agendas complexas;
Ensino superiorcompleto em áreas administrativas ou secretariado;
Inglês fluente (imprescindível);
demais idiomas são diferenciais;
Forte senso de organização, gestão do tempo e atenção criteriosa aos detalhes;
Proatividade, antecipação de necessidades e adaptabilidade;
Inteligência emocional, comunicação profissional e capacidade de multitarefas;
Autonomia com responsabilidade e habilidade no relacionamento com terceiros;
Disponibilidadepara atender e responder ligações, mensagens etc.
Agilidade e atenção na resposta a demandas e comunicações, mantendo precisão e qualidade no atendimento.
Profissionais interessadas ou indicações podem encaminhar currículo para participação no processo seletivo.