O Assistente ADM GC Júnior é responsável por prestar suporte administrativo e operacional, garantindo a organização das demandas dos clientes, controle de documentos, acompanhamento de pendências e a correta comunicação interna e externa, contribuindo para a eficiência dos processos. Atendimento e Solicitações dos Clientes · Emitir declarações de faturamento no SIS Análise, colocando o código do cliente e escolhendo o período solicitado. Essa declaração de faturamento as vezes é feita com a mão esquerda, onde o cliente informa o valor a ser colocado e é preenchido manualmente. Outra declaração de faturamento que é feita manual, quando a empresa não era do nosso período e montamos pegando o arquivo no Fisco Fácil; · Submeter documentos no assinador para aprovação do GC e assinatura do contador; · Solicitar ao setor contábil, via e-mail, o balanço e DRE quando necessário e, após o envio, encaminhar para assinatura antes de repassar ao cliente; · Gerar Certidões Negativas de Débitos (CND) federal e estaduais; · Emissão de guias de processo MTE; Gerenciamento de Tarefas e Obrigações Mensais · Acompanhar o MG Controle para verificar tarefas próximas ao vencimento, tarefas DEC e Caixa Postal. As tarefas são baixadas, na inclusão de arquivos. Para baixar tarefa de DEC sobe um arquivo. Para baixar tarefa da Caixa Postal sobem quatro arquivo. Esse procedimento é feito por cada empresa. Aquelas empresas que não forma possível gerar o arquivo (exemplo: falta de certificado), é aberto chamado para controladoria; · Realizar mensalmente a confirmação de impostos (ICMS, DAS, PIS e COFINS); · Acessar o SCI REPORT para verificar se as guias foram visualizadas pelos clientes e, caso contrário, cobrá-los por WhatsApp ou ligação; · Atendimento nas ligações externas com devido encaminhamento. Rendição na recepção na hora do almoço da Caroline; · Realizar verificações no DEC e ECAC para evitar problemas com mensagens importantes não tratadas; · Acessando DET, encaminhando mensagem para setores e/ou clientes; · Abrir chamados para TI para inclusão dos certificados GaxWeb da captura de notas fiscais; · Cadastrar e-mail no E-cac, DEC, DET, com intuito de nós recebermos e-mail; · Monitorar pendências na situação fiscal, e-processos e intimações, gerando prints das telas para registro. Esse print é enviado para o GC. Preparação de Materiais para Reuniões · Consultar o ECAC, Fisco Fácil, PGE para verificar possíveis pendências. Quando tem pendência, exemplo DCTFWEB em andamento é encaminhado para o setor para verificar a pendência. Quando não há pendência sempre é gerado a CND Federal; · Gerar e organizar documentos contábeis e fiscais, incluindo fechamento mensal, acompanhamento anual, acompanhamento matriz e filial, TXT do ICMS, PIS/COFINS e fiscal dos últimos quatro meses. Empresa do Simples Nacional, coloca o extrato do PGDA-D e empresa de comércio livro de entrada; · Emitir balancetes do mês e relatórios de indicadores extraídos da análise de balanço no MG Controle (ferramenta análise de balanço); · Gerar apontamentos para ser tratados em ata. Elaboração e Organização de Atas de Reunião · Analisar as atas enviadas pelo GM com pendências e prosseguir com o devido registro no MG controle; · As pendências em ata são reforçadas para o gerente do setor via e-mail. Renovação e Controle de Certificados Digitais e outras demandas (cobrindo férias Caroline Alves) · Verificar semanalmente a planilha de controle de certificados e identificar quais estão próximos do vencimento; · Notificar o cliente com 15 dias de antecedência sobre a necessidade de renovação; · Atualizar informações da renovação em sistemas como MG Controle, GaxWeb, pasta de movimentação e planilha de controle de validade; · Abrir chamados para TI para inclusão no Dínamo dos gerentes dos departamentos e solicitar envio ao cliente quando renovado pela certificadora parceira; · Emitir certificados pelo site Serpro ou Safeweb, conforme instruções da certificadora; · Gestão das agendas dos GM’s, Regis. Procurações e Autorizações · Emitir procurações para novos clientes, garantindo o acesso necessário nos sistemas: · ECAC: Procuração para SDD e MG Supermercado, cadastrando os e-mails para receber notificações da caixa postal; · DEC: Procuração para SDD e MG Supermercado, cadastro do e-mail padrão da carteira; · FAP, Conectividade e FGTS: Procuração para MG Supermercado; · DET: Cadastro do e-mail;