Garantir a organização, eficiência e qualidade da operação administrativa da clínica odontológica, supervisionando processos internos, pessoas e recursos, com foco na excelência do atendimento e no resultado financeira da unidade.
Gestão Administrativa Operacional:
Supervisionar o funcionamento diário da clínica (abertura, fechamento, limpeza, estrutura, estoque).
Gerenciar contratos com fornecedores, prestadores de serviços e manutenções.
Controlar o uso de materiais administrativos e clínicos, evitando desperdícios.
Garantir que todos os equipamentos estejam em perfeito estado de funcionamento.
Gestão de Equipe:
Supervisionar as recepcionistas (atendimento, agendamento, financeiro).
Participar do processo seletivo de novos colaboradores.
Organizar treinamentos, integração e reciclagens de processos.
Aplicar feedbacks e avaliações de desempenho com periodicidade.
Montar e gerenciar escalas de trabalho, férias e folgas.
Gestão Financeira:
Supervisionar o caixa diário, lançamentos e conferência de pagamentos.
Controlar entradas, saídas, inadimplência e repasses dos profissionais.
Acompanhar metas financeiras e propor ações para aumento de faturamento.
Trabalhar junto com contabilidade externa (se houver) para envio de documentos e relatórios.
Gestão de Atendimento e Relacionamento com Paciente:
Garantir que a experiência do paciente seja positiva do início ao fim.
Monitorar e resolver reclamações ou ocorrências com agilidade e empatia.
Auxiliar a equipe na argumentação comercial e estratégias de fidelização.
Realizar follow-ups de casos especiais (pacientes VIP, cancelamentos, abandonos).
Apoio à Diretoria / Gestão Estratégica:
Apresentar relatórios gerenciais semanais e mensais com indicadores da clínica.
Sugerir melhorias em processos, comunicação interna e organização da clínica.
Acompanhar metas estratégicas (financeiras, agendamento, satisfação).
Atuar como ponte entre a equipe e os sócios/diretores da clínica.
Rotinas e Processos Internos
Criar e manter manuais, POPs (procedimentos operacionais padrão) e rotinas.
Organizar documentos, contratos, arquivos físicos e digitais.
Gerenciar ferramentas internas como sistemas de gestão, WhatsApp Business, e-mails, agendas online, etc.