O Coordenador Administrativo é responsável por gerenciar e coordenar uma variedade de tarefas administrativas, operacionais e relacionadas a contratados, garantindo o bom funcionamento dos processos departamentais. Esta função inclui o suporte a relatórios financeiros, compras locais, coordenação financeira, gestão de contratados e atividades de equipes multifuncionais. O Coordenador Administrativo atua como ponto de contato chave para comunicações departamentais, relacionamento com fornecedores e contratados, além de projetos especiaisCoordenação Financeira e de Compras- Gerenciar processos funcionais como faturamento e pedidos de compra, garantindo precisão e pontualidade.- Coordenar compras locais e preparar relatórios de despesas conforme necessidades do departamento.- Auxiliar na preparação e revisão de relatórios mensais de lucros e perdas (P&L) e apresentações em slides.- Executar tarefas administrativas como manter listas de distribuição e contatos, atuando como elo com parceiros financeiros e a empresa.- Gerenciar arquivos administrativos departamentais, garantindo organização e fácil acesso.- Coordenar correspondências, entregas por courier e outras tarefas logísticas.Administração de Contratados- Supervisionar os aspectos administrativos da gestão de contratados, incluindo o acompanhamento de contratos, garantindo conformidade com os termos e manutenção de registros precisos.- Apoiar o processo de integração e desligamento de contratados, assegurando que toda a documentação necessária seja concluída e arquivada.- Monitorar o desempenho de contratados em coordenação com os líderes de departamento e oferecer suporte administrativo para avaliações de desempenho.- Atuar como elo entre contratados, equipes internas e fornecedores para tratar dúvidas administrativas e garantir operações eficientes.- Garantir que as faturas dos contratados sejam revisadas, aprovadas e processadas pontualmente.Relações com Fornecedores e Externos- Gerenciar os aspectos administrativos do relacionamento com especialistas externos, fornecedores e prestadores de serviços.- Atualizar e manter registros de taxas, associações, assinaturas e outros compromissos.Projetos Especiais e Iniciativas- Apoiar projetos especiais conforme solicitado pelo Gerente da Unidade ou outros membros da equipe.- Participar ativamente de equipes de projeto do departamento, contribuindo para o cumprimento de metas e prazos.- Recomendar, interpretar e implementar políticas e procedimentos administrativos da empresa e do departamento.- Sob a direção do gerente, criar rascunhos de relatórios, documentos, apresentações e modelos a partir de dados brutos.Orçamento e Relatórios- Coordenar a preparação do orçamento anual em colaboração com a equipe de gestão.- Revisar orçamentos mensais, investigar variações e fornecer relatórios detalhados aos interessados.Suporte Cruzado e de Backup- Oferecer suporte de backup a outros departamentos conforme necessário para manter a continuidade operacional.- Facilitar proativamente a comunicação e o trabalho em equipe entre departamentos.Qualificações:Educação:Graduação em Administração de Empresas, Gestão de Escritórios ou área relacionada (preferencial). Experiência de trabalho equivalente pode ser considerada.Experiência:Mínimo de 5 anos de experiência administrativa ou como coordenador em ambiente profissional.Experiência com gestão de contratados e processos financeiros como faturamento, pedidos de compra e acompanhamento orçamentário.Habilidades:- Proficiência no pacote Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook).- Excelentes habilidades organizacionais e atenção aos detalhes.- Comunicação eficaz (oral e escrita).- Capacidade de priorizar tarefas e gerenciar múltiplos prazos simultaneamente.- Conhecimento de sistemas financeiros, ferramentas de relatório e sistemas de gestão de contratados será considerado um diferencial.Competências-Chave:- Resolução de problemas e tomada de decisão.- Adaptabilidade a prioridades em constante mudança.- Proatividade e iniciativa.- Fortes habilidades interpessoais e de colaboração em equipe.Ambiente de Trabalho:Esta posição pode exigir viagens ocasionais para conferências, reuniões ou projetos especiais. O ambiente de trabalho é predominantemente em escritório, com interações regulares com partes interessadas internas e externas, incluindo contratados e fornecedores.
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