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Responsabilidades e atribuições
Serviços de suporte à execução de rotinas administrativas básicas.
Emissão de solicitações em sistemas informatizados e apoio ao atendimento dessas demandas.
Realizar o levantamento/validação de informações prévias necessárias à solicitação a ser realizada;
Realizar a solicitação em sistema informatizado e encaminhar para aprovação do solicitante, quando necessário;
Acompanhar o atendimento da demanda, informar ao solicitante quando da conclusão e atualizar arquivos e sistema de controle, quando necessário;
* Principais Serviços a serem realizados, mas não limitados a:
Emissão de solicitações em sistemas informatizados e apoio ao atendimento dessas demandas.
Realizar o levantamento/validação de informações prévias necessárias à solicitação a ser realizada;
Realizar a solicitação em sistema informatizado e encaminhar para aprovação do solicitante, quando necessário;
Acompanhar o atendimento da demanda, informar ao solicitante quando da conclusão e atualizar arquivos e sistema de controle, quando necessário;
Alimentação de informações em Sistemas
Receber informações do solicitante e conferir completude dos dados. Acessar o sistema informatizado e inserir, alterar ou excluir os dados e/ou arquivos recebidos;
Realizar o controle de acesso dos sistemas designados, realizando cadastramento, descadastramento e alteração de perfis de acesso, conforme solicitações da PETROBRAS;
Verificar rotineiramente se há pendências no sistema e encaminhar para responsáveis;
Criar pasta na biblioteca BDOC, conforme estrutura informada pela sua área, organizar e salvar toda a documentação pertinente ao processo durante a execução do serviço, conforme orientações da sua área;
Exemplos: Alimentação de Planos de Manutenção no SAP R/3; Alimentação do PDI (Plano de Desenvolvimento Individual); Inserção de documentos ou alimentação de registros em sistemas diversos, tais como SINDOTEC, E-DOC, CadDoc, CadInc, CadForm, SISO, IEngine e SIGEP
Elaboração de minutas de documento
Buscar informações necessárias, estruturar, confeccionar a minuta do documento;
Realizar os ajustes necessários a fim de preparar o documento para envio;
Colher assinaturas e registrar a entrega, procedendo o arquivamento conforme necessidade do documento, tanto em meio físico quanto eletrônico;
Atualizar arquivos e sistema de controle;
Obs.: São exemplos de documentos: Minutar DIP e Carta externa; Ajustes em padrões SINPEP; Avisos e boas práticas de SMS; Boletins de Comunicação Interna, dentre outros
Suporte ao Inventário de Bens Patrimoniais (BP)
Apoiar a Comissão de Inventário na execução do ciclo de Inventário de Bens Patrimoniais;
Localizar fisicamente os bens a serem inventariados, bem como conferir os códigos dos equipamentos localizados e coletar evidências físicas deste, tais como endereço, registros fotográficos e cadastro do código de barras, caso necessário;
Ajustar as tabelas de localização física, enviar e aceitar BPs a fim de proceder as correções identificadas no processo;
Apoiar a Comissão de Inventário na elaboração do relatório consolidado de Inventário da Gerência Geral ou da Gerência Executiva e emitir relatório ao final do processo consolidando as atividades realizadas em suporte à gerência apoiada.
Suporte ao controle e planejamento de recursos como TIC, BPs, e suporte a pedidos de materiais tipo carrinho de compras
Controlar entradas e saídas, quantitativo atual, identificar novas demandas, localizações de recursos TIC, BPs e EPIs e inserir informações em sistemas e ou planilhas (exemplo não limitado a: SD2000);
Emitir solicitações no sistema para aquisição de materiais tipo carrinho de compras (TIC; BPs, EPIs).
Atualização de planilhas de embarque, folgas e férias
Manter atualizado os arquivos e/ou sistemas de controle de férias e embarques/folgas da equipe e fazer as devidas confirmações de escala, quando necessário;
Emitir relatório mensal da gerência funcional com o resumo das atividades executadas e as informações consolidadas e atualizadas;
Organização, arquivamento e disponibilização de documentos (físicos e digitais)
Receber informações do solicitante e conferir completude dos dados, bem como instruções de local para armazenar / retirar documento (físico e/ou digital).
Digitalizar os documentos, caso necessário.
Acessar o sistema informatizado e inserir, alterar, retirar documento, conforme solicitado;
Apoiar a gerência na organização dos arquivos, inclusive pastas de rede, conforme política de Segurança da PETROBRAS.
Apoio demandas de RH e Treinamentos
Dar suporte à gerência na organização das demandas de RH, tais como levantamentos de informações, controle de cursos etc.
Apoiar a gerência no levantamento de demandas da equipe e dar suporte para realização das inscrições em treinamentos;
Acompanhamento, controle e verificação de conformidade de dados e gravação de arquivos elaboração de documentação para aprovação e envio a Órgãos Reguladores
Coletar informações, alimentar planilhas, gravar dados e encaminhar relatórios para Órgãos Reguladores;
Dar suporte à gerência para controle de informações enviadas e pendentes para os Órgãos Reguladores.
Organização de reuniões, eventos, workshops e afins.
Programar, enviar convites, reservar espaço, montar a pauta, organizar e arquivar documentos da reunião, apoiar na elaboração da minuta da ata, escriturar ata no sistema para comentários, emitir e divulgar versão final da ata, cadastrar pendências e enviar aos responsáveis; quando solicitado, providenciar e registrar avaliações do evento.
Requisitos e qualificações
Imprescindível:
Experiência atuando com processo relacionado com o escopo do posto de serviço em empresas de grande porte (prestador ou próprio).
Obs.: São exemplos de demandas de emissão de solicitações em sistemas: Solicitação de acesso a pastas de rede via sistema CAR; Solicitações via SSTs – Solicitação de Serviços Técnicos; Solicitação de Perfis no SAP - GPAS (inclusão/exclusão); Solicitações TIC e/ou Compartilhado.
São exemplos de sistemas suportados por esta atividade: Manuais eletrônicos, AVServnet, PRIMAVERA, E-Petroguia, SMP, SICAR, SPCO, CPA, SISOP, GITEC, RDOe e SIMETRICA.
Suporte ao controle de sistemas
Realizar o controle de acesso dos sistemas designados, realizando cadastramento, descadastramento e alteração de perfis de acesso, conforme solicitações da PETROBRAS;
Realizar configurações e parametrizações, caso necessário;
Verificar rotineiramente se há pendências no sistema e encaminhar para responsáveis;
SAP - S/4HANA
Formação:
Curso de nível técnico em Técnico de Logística, Técnico de Administração, Técnico em Contabilidade ou equivalente, com diploma expedido por instituição de ensino reconhecida pelo Ministério da Educação (MEC), com registro no respectivo Conselho de Classe (se cabível).
Informações adicionais
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