Responsabilidade do Cargo:
Prestar suporte à Diretoria, garantindo que as operações administrativas e organizacionais ocorram de maneira eficiente, otimizando o tempo e priorizando as agendas.
Principais Atividades:
* Gerenciar as agendas dos diretores, agendando reuniões internas e externas, garantindo a pontualidade e a priorização de compromissos estratégicos;
* Coordenar locais, materiais e participantes para reuniões, bem como, preparar pautas, atas, listas de presença e acompanhamentos;
* Atuar como ponto de contato entre os diretores, colaboradores, fornecedores e clientes, redigindo, revisando e encaminhando e-mails, cartas e comunicados oficiais;
* Realizar a gestão de informações, documentos e arquivos confidenciais, garantindo a discrição e a segurança no manejo de documentos e informações sensíveis;
* Organizar, arquivar e gerenciar documentos administrativos e estratégicos da diretoria;
* Preparar relatórios financeiros, operacionais ou estratégicos, além de apresentações em PowerPoint ou outras ferramentas, sempre que necessário ou solicitado pela diretoria;
* Monitorar e reportar despesas da diretoria, assegurando que estejam alinhadas ao orçamento;
* Planejar e organizar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagem e transportes, garantindo que os diretores tenham itinerários detalhados e apoio durante deslocamentos;
* Coordenar a logística de eventos organizados pela diretoria, como encontros com Clientes ou visitas de autoridades externas;
* Acompanhar reuniões estratégicas e registrar decisões, acompanhando o andamento das ações definidas;
* Planejar e acompanhar visitas de clientes, garantindo um bom relacionamento e apresentando a estrutura da fábrica;
* Auxiliar na gestão das metas da diretoria, monitorando prazos e resultados, bem como, priorizando atividades e demandas recebidas pelos diretores para garantir foco nas questões mais relevantes;
* Auxiliar a diretoria na organização de documentos e informações necessários para auditorias e conformidade legal;
* Apoiar na implementação e disseminação de políticas e procedimentos internos;
* Garantir que os materiais, equipamentos e espaço físico estejam organizados e funcionais;
* Identificar e propor melhorias nos fluxos administrativos da diretoria.
Requisitos e qualificações obrigatórias:
* Graduação em Secretariado Executivo, Administração, Direito ou áreas correlatas.
* Desejável especialização em Assessoria Executiva ou áreas correlatas.
* Excelente comunicação verbal e escrita, organização e gerenciamento de tempo.
* Conhecimento no Pacote Office, SAP, Ferramentas BI
* Necessário Inglês e Espanhol ambos fluentes;
* Disponibilidade para trabalhar presencialmente em São Paulo/SP.