RÉSUMÉ DU POSTE
La tâche principale du/de la directeur(trice) de site de terrain est de faciliter la programmation humanitaire sur un site de terrain spécifique, conformément à la conception du programme, au budget et au calendrier. Le/la directeur(trice) de site de terrain permet la mise en œuvre du programme et soutient les fonctions des programmes, de la logistique, des finances et de l'administration sur le site de terrain. Le/la directeur(trice) de site de terrain est le/la représentant(e) de la mission d’IMC sur un site terrain particulier.
Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Gestion des programmes
Contrôler la programmation en collaboration avec les responsables des départements techniques afin d'assurer une mise en œuvre rapide et efficace, conformément aux principes humanitaires, aux règles et réglementations d'IMC et aux exigences des donateurs dans la région.
Promouvoir un leadership positif au sein du site de terrain par le biais de réunions de coordination interne régulières et efficaces.
Gérer les activités de programmation pour la mise en œuvre en temps voulu de toutes les activités énumérées dans la proposition.
Assister les équipes dans l'élaboration et l'exécution des plans de travail.
Suivre les dépenses mensuelles et prévoir celles à venir en fonction des activités mises en œuvre sur les sites de terrain.
Coordonner les activités avec les agences de mise en œuvre dans la région afin d'éviter les doubles emplois et de combler les lacunes dans les services.
Informer régulièrement le bureau de pays de l'avancement des programmes, conformément au protocole, le cas échéant.
Avec le soutien de l'équipe MEAL du pays, veiller à ce que des systèmes de suivi et d'évaluation soient en place pour assurer l'efficacité des rapports sur le programme, en vue d'une utilisation conjointe avec le personnel du programme.
Veiller à la disponibilité d'informations actualisées sur la communauté affectée ciblée et coordonner les listes et numéros de bénéficiaire avec les différentes parties prenantes.
Veiller à ce que la mise en œuvre du programme respecte les délais, les objectifs et le budget, en utilisant les systèmes de S&E disponibles pour atteindre l'impact souhaité.
Veiller à ce que les données du programme soient régulièrement mises à jour.
Travailler avec le personnel pour soumettre des données et des rapports de qualité élevée, en temps opportun.
Gestion des ressources humaines et renforcement des capacités
Créer et maintenir un environnement de travail fondé sur le respect mutuel, au sein duquel les membres de l'équipe s'efforcent d'atteindre l'excellence.
Le cas échéant, superviser les actions logistiques et administratives des programmes sur le site de terrain.
Promouvoir la redevabilité, communiquer les attentes et fournir un retour d'information constructif par le biais d'évaluations des performances régulières.
Soutenir les ressources humaines du bureau de pays lors du recrutement et de l'orientation des nouveaux membres de l'équipe, le cas échéant, en collaboration avec la direction du programme.
Promouvoir une compréhension commune des règles et règlements d'IMC par le biais d'une formation continue du personnel.
Aider à développer les capacités du personnel et exécuter/suivre la mise en œuvre du plan.
Contribuer aux efforts de renforcement de l'équipe pays, aider les membres de l'équipe à identifier les options de résolution des problèmes et assurer l'intégration de tous les membres de l'équipe dans les processus décisionnels pertinents.
Suivi, évaluation, redevabilité et apprentissage
Intégrer les approches et activités MEAL dans les plans et opérations du programme, en décrivant comment MEAL sera mis en œuvre à chaque étape du cycle du programme.
Soutenir l'équipe MEAL du pays dans la mise en place du système MEAL, des outils de collecte de données et d'un mécanisme formel afin de recueillir, suivre, traiter et agir sur les retours d'information et les plaintes des communautés.
Veiller à ce que l'ensemble du personnel et des bénévoles reçoivent une formation de base en matière de communication et de traitement des plaintes.
Veiller à ce que son personnel sache comment recevoir, enregistrer et transmettre (au CBFRM) les retours d’information et les plaintes, s’il est contacté par un membre de la communauté.
S'assurer que son personnel sait comment donner un consentement éclairé de base (en expliquant ce qu'il advient des retours d'information/plaintes, le calendrier, les différentes façons de contacter IMC, comment/quand recevoir une réponse d’IMC, les droits/limites concernant les plaintes anonymes, etc.).
Sur la base des résultats, des enseignements, des retours d'information et des données d'évaluation générés par le système MEAL, identifier et utiliser les meilleures approches pour fournir aux communautés des activités et des informations pertinentes et exploitables en matière de préservation et amélioration des conditions de vie.
Sécurité
Travailler en étroite collaboration avec les équipes de gestion de la sécurité et le/la DP pour garantir l'élaboration de procédures opérationnelles standard pour les zones d'opérations des sites de terrain. Aider à la révision des plans de sécurité.
Veiller à ce que le personnel connaisse les procédures opérationnelles standard et soit en mesure de les suivre.
Comprendre et surveiller les changements dans l'environnement et alerter les directeur(trice)s de la sécurité.
Développer un réseau pour obtenir des informations pertinentes en matière de sécurité. Développer de bons contacts pour vérifier les changements contextuels.
Représentation
Promouvoir le travail d’IMC et assurer la liaison avec les parties prenantes externes concernées, les dirigeants locaux et les représentants du gouvernement.
Générer une image positive d'IMC et de son personnel sur le site de terrain.
Représenter IMC auprès des Nations unies et de la communauté des ONG et établir des partenariats de collaboration avec les partenaires des ONG, les bénéficiaires de subventions et les autres parties prenantes.
Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
Qualifications Minimales
Généralement, une licence dans un domaine connexe est souhaitée. Une combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinentes peut être acceptée, le cas échéant.
Généralement, 5 ans ou plus d'expérience pertinente et progressive dans la gestion de projets et de personnel d'ONG dans des contextes humanitaires ou de développement, dont au moins 2 ans d'expérience internationale dans un rôle de gestion des opérations.
Expérience en gestion de projets dans le secteur humanitaire.
Connaissance des opérations humanitaires internationales, des structures de coordination et des mandats des donateurs, des agences des Nations unies et d'autres ONG.
Bonne compréhension de la gestion financière et de la planification stratégique.
Compréhension et capacité à travailler dans un environnement instable et multiculturel (sensibilité culturelle).
Profonde sensibilité interculturelle et compréhension des questions de soins de santé.
Capacité à faire preuve de discernement et à prendre des décisions de manière indépendante, extrêmement flexible et capable de faire face à des situations stressantes et à des frustrations.
Capacité à établir des relations avec le personnel et à le motiver avec efficacité.
Créativité et capacité à travailler avec des ressources limitées.
Excellentes aptitudes à la prise de décision, esprit d'équipe et solides compétences en matière de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
Maîtrise des applications informatiques, en particulier MS Word et MS Excel, MS PowerPoint.
Job Summary
The Field Site Manager’s primary duty is to facilitate humanitarian programming at a specific field site location according to program design, budget and timeline. The Field Site Manager enables program implementation and supports the functions of programs, logistics, finance, and administration at the field site location. The Field Site Manager is the representative of the IMC mission in that particular field location.
To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function with or without reasonable accommodation.
Main Tasks And Responsibilities
Program Management
Monitor programming in collaboration with technical departments leads to assure timely and efficient implementation in accordance with humanitarian principles, IMC rules and regulations and donor requirements in the area.
Promote positive leadership within field site through regular and efficient internal coordination meetings.
Manage programming activities for timely implementation of all activities listed in the proposal.
Assist teams in the development and execution of work plans.
Track monthly expenditure and project future expenses in reference to activities being implemented at field sites
Coordinate activities with implementing agencies in the area to avoid duplication and to address gaps in service.
Regularly update country office on progression of programs as per protocol When applicable:
With support from the country MEAL team, ensure monitoring and evaluation systems are in place for effective program reporting, for use in coordination with program staff.
Ensure availability of up-to-date information on the affected and targeted community and coordinates beneficiary lists and numbers with different stakeholders.
Ensure program implementation is on time, target and budget, using available M&E systems to reach desired impact.
Make sure program data is updated on regular basis.
Work with staff to submit timely and high-quality data and reports.
Human Resources Management and Capacity Building
Create and sustain a work environment of mutual respect where team members strive to achieve excellence.
When applicable, oversee logistic and administrative actions of the programs in the field site
Promote accountability, communicate expectations and provide constructive feedback via regular performance reviews.
Support country office HR on the recruitment and orientation of new team members as necessary in collaboration with program management.
Promote shared understanding of IMC rules and regulations through ongoing training for staff.
Assist in developing staff capacity and deliver/monitor the implementation of the plan.
Contribute to country team-building efforts, help team members identify problem-solving options and ensure the integration of all team members into relevant decision-making processes
Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning
Integrate MEAL approaches and activities into program plans and operations, outlining how MEAL will be implemented at each stage of the program cycle.
Support country MEAL team in establishing MEAL system, data collection tools, and a formal mechanism to capture, monitor, respond to and act on feedback and complaints from communities.
Ensure all staff and volunteers receive basic communication and complaint handling skills training.
Ensure their staff know how to receive, record, and refer (to the CBFRM) feedback and complaints should they be approached by a member of the community.
Ensure their staff know how to provide basic informed consent (explaining what happens to feedback/complaint, timeline, how they can contact IMC, how/when they should receive a response from IMC, rights/limitations regarding anonymous complaints, etc.).
Based on findings, lessons, feedback and assessment data generated from MEAL system, identify and utilize the best approaches to provide communities with relevant and actionable life-saving and life-enhancing activities and information.
Security
Work closely with Security Management Teams and CD to ensure that Standard Operating Procedures are developed for the field site areas of operations. Assist in the revision of security plans.
Ensure staffs are aware of and are able to follow standard operation procedures.
Understand and monitor changes in the surroundings and alert security managers to changes.
Develop a network to get relevant security information. Develop good contacts to cross check contextual changes.
Representation
Promote IMC’s work and liaise with relevant external stakeholders, local leaders and government officials.
Generate a positive image of IMC and its personnel in the field site location
Represent IMC to UN and INGO community and build collaborative partnerships with NGO partners, sub-grantees, another stakeholder.
Perform other duties as assigned. The duties and responsibilities listed in this document are representative of the nature and level of work assigned and not necessarily all inclusive.
Minimum Qualifications
Typically, a bachelor's degree in a related field is preferred. An equivalent combination of relevant education and experience may be substituted as appropriate.
Typically, 5+ years of relevant and progressive NGO project and personnel management experience in humanitarian or development contexts, including a minimum of 2 years of international work experience in an operations management role
Experience in project management in the humanitarian sector
Familiarity with international humanitarian operations, coordination structures, and the mandates of donors, UN agencies, and other NGOs
Good understanding of financial management and strategic planning
Understanding and ability to work in unstable and multi-cultural environment (cultural sensitivity)
Profound cross-cultural awareness and insight into health care issues,
Ability to, exercise sound judgment and make decisions independently, extremely flexible, and could cope with stressful situations and frustrations
Ability to relate to and motivate staff effectively
Creativity and the ability to work with limited resources
Excellent decision-making skills, Team player and strong communication skills, both oral and written.
Proficient in computer applications, especially with MS Word and MS Excel, MS PowerPoint
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