A Randstad é líder global em soluções de Recursos Humanos. Auxiliamos clientes no mundo inteiro a encontrar o talento certo utilizando a combinação perfeita entre o lado humano de nossos consultores especializados e a tecnologia. Estamos contratando um Assistente Executivo/Administrador de Projetos e se você quer ser protagonista da sua carreira trabalhando em um ambiente desafiador, divertido, empolgante e em constante transformação, este é o seu lugar. Informações da Vaga Modalidade de trabalho: Híbrido - 3 dias presencial e 2 home office; Horário de trabalho: Seg a Sex das 8h as 17:48; Local de trabalho: Av. das Nações Unidas, 11541 - 9º andar - Cidade Monções, São Paulo - SP, CEP 04578-000 Tipo de contrato: Efetivo - CLT Benefícios: Bônus de até 4 salários Cartão multibenefícios 1.500,00 - sem descontos Assistência médica e odontológica Care Plus sem custo e sem comparticipação Seguro de vida no valor de 12 salários Principais Atividades: O Assistente Executivo (EA) fornece suporte de administração de projetos e negócios à equipe de pesquisa em todos os aspectos do processo de pesquisa, incluindo: preparação e gerenciamento de documentos, agendamento e planejamento de entrevistas e reuniões com candidatos e clientes, contas a receber e contas a pagar, relatórios de despesas, gerenciamento de correspondência e arquivos. Uma parte integrante da função de um EA é a resolução de problemas na execução da pesquisa e no processo administrativo. Responsável pela administração do processo de busca para todas as atribuições de busca da equipe Formatação, edição, revisão, preparação e transmissão de entregas ao cliente Manter calendário de consultores Preparar roteiros de viagem para o consultor, cliente ou candidato em qualquer parte do processo de busca Apoiar a equipe de pesquisa com gerenciamento de contas e relacionamento com clientes, incluindo despesas de consultoria, faturas/contas a receber de clientes e outros relatórios financeiros Criação e manutenção de um sistema eficiente de gerenciamento e acompanhamento de arquivos para todos os processos de pesquisa Manter a comunicação com clientes e candidatos por meio do agendamento e priorização de comunicações por telefone e e-mail Verificação dos graus dos candidatos Construir consistentemente relacionamentos fortes e bom relacionamento com candidatos e clientes Manter a precisão, qualidade e integridade de todas as informações de pesquisa no banco de dados Heidrick & Struggles Manter e desenvolver habilidades relacionadas ao trabalho participando de programas de aprendizagem da empresa e mantendo-se atualizado com as leituras relacionadas ao trabalho/setor Manter a confidencialidade do cliente, do candidato e de toda a empresa Contribuir para a equipe e o escritório fornecendo assistência de recepção e apoio a outros EAs Pode auxiliar na pesquisa de banco de dados e codificação de registros em colaboração com recursos de prática de Associado ou Pesquisador Associado. Requisitos técnicos: Ensino superior completo. Pelo menos cinco anos de experiência administrativa em funções que exijam forte coordenação de projetos. Demonstrar perspicácia empresarial e conhecimento financeiro Conhecimento proficiente de todos os produtos Microsoft Office. Habilidades para digitação. Experiência em lidar com pessoas de todos os níveis de uma organização, obtendo e fornecendo informações frequentemente complexas e sensíveis em comunicações verbais e escritas. Excelentes habilidades de comunicação — verbal, escrita e auditiva Atuação com agenda de executivos, clientes e eventos, acompanhamento de projetos ( parte administrativa - contrato, jurídico, faturamento, etc). Necessário inglês fluente (irá utilizar no dia a dia). Nível de senioridade maior com muita resiliência. Ter iniciativa, atitude e autonomia. Perfil de Coordenadora de projetos. Ter trabalhado em consultoria, auditoria, bancos de investimentos, escritório de advocacia, etc. LI-Hybrid