Estamos em busca de um(a) Secretário (a) Executivo para garantir a orquestração administrativa da holding, dando fluidez às rotinas societárias, regulatórias, financeiras e operacionais de interesse comum das subsidiárias, além de suportar a governança do Grupo Central, reportando diretamente ao CEO do Grupo Central.
Responsabilidades
Governança & Societário
* Manter livros societários e documentos atualizados (contrato social, atas, procurações).
* Acompanhar obrigações legais e prazos (assembleias, certidões, licenças).
* Preparar e registrar pautas, atas e follow-ups de reuniões.
Regulatório & Compliance
* Gerir o calendário regulatório (licenças, alvarás, certidões).
* Atuar com jurídico e contabilidade nas obrigações acessórias.
* Apoiar no cumprimento de políticas internas e temas de compliance (LGPD, reembolsos, etc.).
Financeiro Administrativo
* Realizar conciliações simples, triagem de notas e interface com contas a pagar/receber.
* Preparar relatórios mensais da holding (despesas, rateios, indicadores).
* Apoiar cadastro bancário, cartões, seguros e contratos financeiros.
Projetos & Comitês
* Organizar comitês corporativos e consolidar atas e planos de ação.
* Acompanhar projetos da holding (sistemas, auditorias, padronizações).
Contratos & Fornecedores
* Centralizar contratos corporativos (bancos, auditorias, softwares, seguros).
* Gerir renovações, SLAs e inventário de acessos e ativos (com apoio de TI).
Comunicação & Relacionamento
* Redigir comunicados, apresentações e relatórios executivos.
* Ser ponto de contato da holding com parceiros, órgãos e associações.
Viagens & Eventos
* Planejar viagens (reservas, adiantamentos, prestação de contas).
* Apoiar eventos corporativos (reuniões, conselhos, workshops).
Requisitos
* Formação: Secretariado Executivo, Administração, Direito ou áreas correlatas.
* Experiência: em Secretariado Executivo/Office Manager de alta gestão, preferencialmente em holding ou empresas multiunidade.
* Conhecimentos: rotinas societárias e de governança, noções de financeiro administrativo, gestão de contratos, LGPD básica, organização de comitês e atas.
* Afinidade: com tecnologias e dados, para lidar com sistemas de gestão, relatórios e organização digital de processos.
* Competências comportamentais: organização e prioridade, comunicação executiva, confidencialidade, senso de dono, proatividade, gestão de stakeholders e rígida disciplina de prazos.
Diferenciais
* Experiência direta com contabilidade societária, registros em juntas comerciais e relacionamento bancário.
* Suporte a projetos corporativos (implantação de sistemas, padronização de políticas, auditorias).
* Desejável inglês intermediário.