Resumo da Vaga:
Gerente de Operações / Projetos, será responsável pela gestão e governança da ferramenta de gerenciamento de projetos (Skills Workflow), planejamento de capacidade, alocação de pessoal e pela condução de iniciativas de melhoria contínua dentro da equipe.
O Gerente de Projetos também responsável por liderar e gerenciar projetos institucionais, garantindo sua conclusão bem-sucedida dentro do escopo, orçamento e cronograma definidos. Esta função exige um forte conhecimento de metodologias de gerenciamento de projetos, excelentes habilidades analíticas e a capacidade de se comunicar eficazmente com stakeholders em todos os níveis.
Principais Responsabilidades:
* Gestão de Projetos:
* Planejar, executar, monitorar e controlar projetos desde a iniciação até o encerramento, aderindo às metodologias de gerenciamento de projetos estabelecidas (ex: Agile, Waterfall, híbrido).
* Definir o escopo, os objetivos e as entregas do projeto em colaboração com os stakeholders.
* Desenvolver planos de projeto detalhados, incluindo cronogramas, alocação de recursos e estratégias de gerenciamento de riscos.
* Gerenciar orçamentos de projetos e acompanhar as despesas para garantir que os projetos sejam entregues dentro do orçamento.
* Identificar e mitigar proativamente os riscos e problemas do projeto.
* Garantir que a documentação do projeto esteja completa, precisa e atualizada.
* Liderar reuniões de projeto e fornecer atualizações regulares de status aos stakeholders.
* Planejamento de Capacidade (Capacity Plan):
* Desenvolver e manter um plano de capacidade abrangente para a equipe de Operações, considerando as demandas de projetos atuais e futuras.
* Analisar a utilização de recursos e identificar gargalos potenciais.
* Trabalhar com os líderes de equipe para otimizar a alocação de recursos e garantir níveis adequados de pessoal.
* Planejamento de Pessoal (Staff Planning):
* Colaborar com as lideranças para prever as necessidades de pessoal com base no pipeline de trabalho e nas iniciativas de cada cliente/ agência.
* Identificar oportunidades de treinamento e desenvolvimento para aprimorar as habilidades e capacidades da equipe.
* Controle e atualização de report de alocação de equipe em cada cliente/ agência
* Revisão trimestral de capacita plan e staff planning para repot financeiro
* Analise mensal cruzando com timesheet - staff vendido x staff alocado
* Gestão, Governança e Manutenção da Ferramenta de Gestão de Projetos/Trabalho (Skills Workflow):
* Atuar como especialista no assunto para a ferramenta de gerenciamento de projetos (Skills Workflow).
* Administrar e manter a ferramenta, garantindo seu desempenho ideal e a adoção pelos usuários.
* Desenvolver e implementar políticas e procedimentos de governança para o uso da ferramenta.
* Fornecer treinamento e suporte aos usuários sobre a funcionalidade e as melhores práticas da ferramenta.
* Identificar e implementar melhorias na ferramenta para aumentar sua eficácia e eficiência.
* Relatórios de Timesheet:
* Supervisionar a coleta e análise de dados de timesheet para rastrear as horas do projeto e a utilização de recursos.
* Gerar relatórios sobre dados de timesheet para fornecer insights sobre o desempenho do projeto e a alocação de recursos.
* Identificar e resolver quaisquer discrepâncias ou problemas relacionados ao relatório de timesheet.
* Gestão e Visão da Alocação de Equipes:
* Manter uma compreensão clara das habilidades, disponibilidade e atribuições de projetos dos membros da equipe.
* Otimizar a alocação da equipe para garantir que os projetos sejam preenchidos com os recursos apropriados.
* Identificar e resolver proativamente quaisquer conflitos ou lacunas de recursos.
* Desenho de Processos e Formas de Trabalho (Ways of Working):
* Desenvolver e documentar processos e fluxos de trabalho claros e eficientes para atividades de gerenciamento de projetos.
* Estabelecer metodologias padronizadas e melhores práticas para a execução de projetos.
* Promover a adoção desses processos e fluxos de trabalho dentro da equipe.
* Processos de Melhoria Contínua:
* Identificar oportunidades de melhoria de processos e ganhos de eficiência.
* Liderar iniciativas para implementar essas melhorias, usando metodologias como Lean ou Six Sigma.
* Monitorar a eficácia das melhorias implementadas e fazer ajustes conforme necessário.
* Promover uma cultura de melhoria contínua dentro da equipe.
* Relatórios e Comunicação:
* Preparar e apresentar relatórios regulares de status do projeto aos stakeholders, incluindo a alta administração.
* Comunicar-se efetivamente com membros da equipe, stakeholders e fornecedores.
* Escalar problemas e riscos para as partes apropriadas em tempo hábil.
* Criar apresentações e relatórios para o board da agência.
Habilidades e Experiências Desejadas:.
* Visão e pensamento analítico: Fortes habilidades analíticas e de resolução de problemas, com capacidade de interpretar dados e identificar tendências.
* Bom com números: Excelentes habilidades numéricas e capacidade de gerenciar dados
* Excel avançado: Proficiência em Microsoft Excel, incluindo fórmulas avançadas, tabelas dinâmicas e técnicas de análise de dados.
* Inglês avançado: Fluência em inglês, tanto escrito quanto falado, para se comunicar efetivamente com stakeholders internacionais.
* Capacidade de criar apresentações e relatórios para diretoria e conselho: Excelentes habilidades de apresentação e comunicação, com capacidade de criar relatórios claros e concisos para a alta administração.
* Forte conhecimento de metodologias de gerenciamento de projetos (ex: Agile, Waterfall, híbrido).
* Experiência com software de gerenciamento de projetos (ex: Skills Workflow, Jira, Asana, Microsoft Project).
* Excelentes habilidades de comunicação, interpessoais e de liderança.
* Capacidade de trabalhar de forma independente e como parte de uma equipe.
* Fortes habilidades de organização e gerenciamento de tempo.
* Proativo e orientado a resultados.