Estamos em busca de uma pessoa para o cargo de SECRETÁRIA EXECUTIVA BILINGUE para atuação em Brasília, DF, para uma Empresa localizada no Polo Industrial JK - em Santa Maria - Brasilia-DF
PRÉ REQUISITOS:
Formação:
Superior completo em Secretariado Executivo Bilíngue, Letras (Inglês), Relações Internacionais, Administração ou áreas correlatas.
Idiomas:
Inglês
FLUENTE
(conversação, leitura e escrita) - desejável outro idioma como diferencial.
Experiência:
4 a 7 anos como secretária executiva/assessora de diretoria, preferencialmente com atuação bilíngue.
Conhecimentos de Tecnologia:
Pacote Office avançado
, especialmente Outlook, Excel (controles financeiros) e PowerPoint (apresentações).
Plataformas de viagens corporativas
, OTAs (Booking,, Decolar, etc.) e contato com agências.
Ferramentas de assinatura digital e gestão de documentos
(DocuSign, Clicksign ou similares).
Planilhas de controle financeiro e dashboards simples
(Excel/Power BI).
Ferramentas de reunião online e calls internacionais
(Teams, Zoom, Google Meet, com uso de áudio/vídeo em inglês).
Competências Técnicas Necessárias:
Gestão Integrada de Agenda e Viagens:
capacidade de sincronizar compromissos e deslocamentos com precisão.
Tradução e Interpretação Funcional:
domínio para apoiar reuniões e documentos em inglês com segurança.
Gestão de Documentos Sensíveis:
habilidade para cuidar de contratos e informações confidenciais com rigor técnico.
Controle Financeiro de Despesas do CEO:
organização e análise básica de gastos pessoais e corporativos.
Gestão de Fornecedores (viagens, residenciais, serviços):
relação estruturada com parceiros.
PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES:
Planejar integralmente viagens nacionais e internacionais do CEO e Executivos da Empresa
Definir rotas, conexões, horários, companhias, política de milhas e tarifas,
porque isso impacta custos, segurança e qualidade de vida
; faz estudos comparativos de opções,
para garantir o melhor equilíbrio entre custo, tempo e conforto
.
Antecipar riscos de viagem (vistos, validade de passaporte, conexões críticas)
Monitorar prazos de documentos, tempo de conexão e exigências sanitárias,
porque imprevistos podem inviabilizar agendas
; cria alertas e checklists,
para garantir que o CEO viaje sempre regularizado
.
Gerir hospedagens com base em perfil, logística e segurança
Selecionar hotéis em regiões estratégicas, com boa infraestrutura e discrição,
porque o ambiente influencia descanso e produtividade
; negocia tarifas corporativas,
para otimizar custos sem comprometer padrão
.
Gerir reservas de veículos e deslocamentos locais
Planejar deslocamentos entre aeroporto, hotel, escritório e eventos,
porque atrasos de percurso podem comprometer reuniões de alto nível
; programa transfers, motoristas ou locação,
para que os trajetos sejam eficientes e seguros
.
Controlar e consolidar todos os custos de viagem
Lançar e organizar despesas de passagens, hospedagem, alimentação, veículos,
porque o controle financeiro transparente evita questionamentos
; consolida em planilhas ou ERP,
para permitir análises e auditorias futuras
.
Atuar como apoio de tradução em reuniões e calls com estrangeiros
Ouvir, compreender e traduzir de forma objetiva,
porque a clareza linguística é essencial para decisões e negociações
; prepara vocabulário prévio e acompanha contexto,
para evitar interpretações equivocadas
.
Traduzir contratos, e-mails e documentos relevantes (inglês ⇄ português)
Ler com atenção, traduzindo com fidelidade ao sentido original,
porque qualquer ambiguidade pode gerar riscos jurídicos ou comerciais
; marca pontos de dúvida para jurídico ou CEO,
para garantir entendimento pleno
.
Organizar e coordenar visitas de fornecedores estrangeiros
Planejar passagens, hospedagem, agenda, deslocamentos e refeições,
porque a experiência do visitante influencia a percepção da empresa
; acompanha a visita,
para assegurar que toda a logística ocorra conforme o planejado
.
Recepcionar fornecedores estrangeiros de forma profissional e acolhedora
Estar presente em aeroportos, hotéis ou recepção, quando necessário,
porque a presença da secretária executiva transmite cuidado e profissionalismo
; organiza recepção bilíngue,
para facilitar integração cultural
.
Gerir fluxo de documentos para assinatura
Realizar triagem técnica básica e verificar se estão completos,
porque assinaturas em documentos deficientes podem gerar retrabalho
; encaminha para análise da CEO e jurídico,
para assegurar conformidade antes da assinatura digital
.
Arquivar contratos físicos e digitais em estrutura padronizada
Organizar por tipo, data, fornecedor e assunto,
porque a recuperação rápida de informação é crítica
; adota padrões de nomenclatura,
para garantir localização ágil em qualquer demanda
.
Controlar faturas de cartões pessoais e corporativos do CEO
Conferir lançamentos, checar recorrências e serviços,
porque divergências podem indicar fraudes ou erros de cobrança
; sinaliza inconsistências à CEO,
para correção em tempo hábil
.
Lançar despesas em planilhas de controle financeiro
Classificar por centro de custo, tipo de despesa e data,
porque isso permite visão consolidada dos gastos ligados ao CEO
; mantém histórico organizado,
para suporte ao financeiro e contabilidade
.
Organizar comprovantes e notas fiscais com rigor
Garantir que não haja documentos em aberto ou sem vinculação,
porque isso compromete reembolso e escrituração
; confere prazos e guarda fiscal,
para evitar problemas tributários
.
Coordenar parte da gestão residencial do CEO
Acompanhar compras de suprimentos, pequenos serviços e manutenção,
porque a estabilidade da vida pessoal assegura foco no negócio
; agenda prestadores e acompanha serviços,
para garantir qualidade e segurança
.
Gerir agenda pessoal e corporativa com visão integrada
Priorizar compromissos estratégicos, encaixar demandas pessoais e corporativas,
porque o tempo do CEO é o principal ativo de gestão
; revisa diariamente a agenda, antecipa conflitos e sugere remanejamentos,
para evitar sobrecarregos e choques de horário
.
Acompanhar conversas e demandas recebidas por WhatsApp e e-mail
Filtrar, classificar e priorizar mensagens,
porque o fluxo de comunicação é intenso e muitas vezes disperso
; registra o que exige ação e o que é apenas informativo,
para que nenhuma demanda relevante seja esquecida
.
Controlar compromissos pessoais de saúde e família
Agendar consultas, exames e sessões de análise (incluindo pagamentos mensais da Clara),
porque o cuidado com a saúde emocional e física é parte da sustentabilidade da liderança
; acompanhar pagamentos e reembolsos,
para que nada fique em aberto
.
INTERESSADAS DEVERÃO ENCAMINHAR CURRICULO PARA:
.COM.BR
OBRIGATÓRIO INFORMAR PRETENSÃO SALARIAL
NO ASSUNTO DA MENSAGEM INFORMAR: SECRETÁRIA EXECUTIVA BILINGUE-DF