Join to apply for the Assistant, Cntry HR & Admin_FR role at International Medical Corps3 months ago Be among the first 25 applicantsJoin to apply for the Assistant, Cntry HR & Admin_FR role at International Medical CorpsRÉSUMÉ DU POSTEL'assistant(e) RH et administration sur site national fournit un soutien généraliste en matière de ressources humaines et d'administration au service des RH. Il/elle sera chargé(e) d'apporter son soutien à la gestion opérationnelle quotidienne des ressources humaines.Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉSL'applicabilité de chaque mission et responsabilité peut varier en fonction (1) de la mise en œuvre des projets de programmes du pays et (2) de la gestion de la dotation.La mise en œuvre des projets de programmes nationaux peut concerner (1) une intervention d'urgence au niveau national ou international ou (2) des projets de développement existants au niveau international.Soutien généraliste aux RHParticiper à la collecte de données pour soutenir l'élaboration de politiques et procédures en matière de ressources humaines.Effectuer régulièrement des déplacements sur le terrain pour soutenir des missions spécifiques des RH.Soutenir le processus de recrutement en participant à l'établissement des listes de candidats, en contactant les candidats, en organisant des entretiens et en effectuant d'autres tâches associées, le cas échéant.Organiser et soutenir l'orientation des nouvelles recrues ; collaborer et travailler en coordination avec d'autres services afin d'offrir une orientation intéressante et accueillante.Aider au processus de cessation d'emploi et conserver les documents de cessation d'emploi dans le dossier de l'employé(e).Aider à tenir à jour les listes de contacts du personnel et les flux d'informations à intervalle régulier.Aider à la préparation des contrats des employés et veiller à ce que les autres documents obligatoires soient signés et archivés.Assurer la prise en charge des déplacements du personnel (itinéraire, billetterie)Veiller à ce que tous les dossiers du personnel (sur papier et sous forme électronique) soient conservés en toute sécurité et mis à jour à intervalle régulier.Contribuer à la collecte et au suivi des évaluations des performances afin d'en assurer le traitement et l’archivage en temps opportun.Aider à la préparation de la paie mensuelle et des documents associés et veiller à ce que les informations soient conservées correctement.Aide à la collecte des documents nécessaires au traitement des paiements statutaires.Soutien AdministratifSuivre l'état d'avancement des demandes de visa et des procédures d'autorisation d'immigration pour le personnel international.Assurer la liaison avec le personnel des installations pour garantir la propreté du bureau et de la GuesthouseAider à numériser et photocopier des documents, le cas échéantPréparer les demandes d'achat pour l’approvisionnement du bureau et de la GuesthouseEffectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.Qualifications MinimalesEn règle générale, un diplôme dans un domaine associé. Une combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinentes peut être acceptée le cas échéant.En règle générale, un minimum d’an d'expérience dans le domaine des ressources humainesUne expérience préalable auprès d'International Medical Corps est un atoutConnaissance du droit du travail localExcellentes compétences interpersonnelles et de communicationPatience, persévérance, proactivité, motivation personnelle et capacité à travailler dans un environnement stressantSens de l’initiative et volonté d'assumer de nouvelles responsabilitésNiveau de professionnalisme élevé et solide éthique professionnelleCapacité à hiérarchiser les tâches professionnelles et à en mener plusieurs de front dans un environnement en évolution rapide aux priorités changeantesCapacité à travailler à la fois de manière indépendante et au sein d'une équipe.Capacité à sélectionner et à compiler des données aux fins de correspondance ou de production de rapportsCapacité à respecter les horaires et les échéances du lieu de travailMaîtrise de la langue écrite et parlée, selon les besoinsConnaissance des principales applications informatiques (Microsoft Office Applications)Job SummaryThe Assistant, Country HR and Administration provides generalist HR and Administrative support for the HR department. S/he will be responsible for providing support with day-to-day HR operational management.To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function with or without reasonable accommodation.Main Tasks And ResponsibilitiesThe applicability of each duty and responsibility may vary depending on (1) the country's program projects implementation and (2) its staffing management.The country program projects implementation could be for (1) an emergency response domestically or internationally or (2) existing development projects internationally.HR Generalist supportAssist in data collection in support of development of HR policies and procedures.Conduct regular field travel to field offices to support specific HR assignments.Support the recruitment process through participating in longlisting, contacting candidates, scheduling interviews and other related assignments as necessary.Arrange and support orientation for new staff; collaborate and coordinate with other departments to provide an engaging and welcoming orientation.Assist the employee separation process and maintain separation documents in employee file.Assist in maintaining staff contact lists, and information flow lines on regular basis.Assist in preparation of employee contracts, and ensuring other mandatory documents are signed and filed.Provide support for travel of staff (itinerary, ticketing)Ensure that all the personnel files (both hard copy and electronic) are kept in safe custody and are updated on a regular basis.Support collecting and following up on performance reviews to ensure they are processed timely and filed.Assist in preparing monthly payroll and related documents and ensure information is kept properly.Support in collection of necessary documentation for processing statutory payments.Admin SupportFollow up on progress with visa applications/ immigration clearance procedures for international staff.Liaise with facilities staff to ensure office and Guesthouse cleanlinessSupport with scanning and photocopying documents as necessaryPrepare PRs for office and Guesthouse suppliesPerform other duties as assigned. The duties and responsibilities listed in this document are representative of the nature and level of work assigned and not necessarily all inclusive.Minimum QualificationsTypically, a Diploma in a related area. An equivalent combination of relevant education and experience may be substituted as appropriate.Typically, one year or more of HR support experiencePrevious experience with International Medical Corps is a plusKnowledgeable in the local labor lawsExcellent Interpersonal and communication skillsPatience, perseverance, proactive, self-motivated and ability to work in stressful environmentAbility to take initiative, and willingness to take on new responsibilitiesHigh degree of professionalism and strong work ethicAbility to prioritize work and multi-task in a fast- paced environment with shifting prioritiesCapacity to work both independently and as a member of a team.Ability to select and compile data for correspondence or reportsAbility to meet schedules and deadlines of the work areaFluency in written and spoken language as requiredKnowledge of main computer applications (Microsoft Office Applications)Seniority levelSeniority levelEntry levelEmployment typeEmployment typeContractJob functionJob functionHuman ResourcesIndustriesNon-profit OrganizationsReferrals increase your chances of interviewing at International Medical Corps by 2xWe’re unlocking community knowledge in a new way. Experts add insights directly into each article, started with the help of AI.
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