Job description
Atuar na área de apoio administrativo, acompanhando e controlando os planos de ações e os processos; atividades e equipes, e executando as rotinas administrativas; apoiando na liderança, acompanhamento, controle e execução das atividades administrativas, malotes, realização dos serviços administrativos, gerais e de compras auxiliares, bem como realizando demais atividades correlatas e inerentes ao cargo.
Main responsibilities
* Acompanhar as atividades administrativas do escritório de Campinas, reportando ao Supervisor Administrativo INPASA, incluindo atividades de controle de documentos, organização de arquivos e gestão de processos administrativos internos, com qualidade, pontualidade e eficiência;
* Apoiar o escritório de Campinas, no lançamento de notas fiscais, controles de estoque e outras demandas administrativas demandadas pelo Supervisor Administrativo;
* Controlar o fluxo financeiro das notas de despesas inerentes ao escritório de forma a garantir que sejam devidamente lançadas no sistema da empresa nos prazos corretos;
* Apoiar a Supervisão administrativa no relacionamento com fornecedores, auxiliando a recepção de mercadorias, controle de estoque e o cumprimento de prazos e contratos;
* Apoiar nos relatórios de controles de despesas do escritório, e prestar suporte às demais áreas do escritório, garantindo o alinhamento dos processos administrativos com as metas organizacionais estabelecidas pela Supervisão Administrativa;
* Acompanhar as rotinas administrativas, garantindo o trabalho eficiente da equipe de auxiliares de limpeza;
* Atuar no controle de serviços gerais de malotes, mensageiros, transporte, cartório, serviços terceirizados, pequenas manutenções de equipamentos, mobiliários, instalações etc.;
* Administrar a comunicação, disseminando as informações oficiais da administração, incluindo e-mails e ligações;
* Controlar as agendas de compromissos e reuniões dos espaços de reunião da unidade;
* Receber pedidos e distribuir correspondências;
* Administrar e solicitar materiais de escritório;
* Receber faturas e examinar se estão corretas;
* Administrar apoio aos preparativos de viagens das equipes, nas demandas ligadas a plataforma Paytrack;
* Apoiar o Facilities e respectivas atividades, jardinagem, limpeza dos ambientes internos e externos;
* Apoiar à área de Segurança Patrimonial e respectivas atividades;
* Apoiar no atendimento ao público, já que as visitas ao escritório serão liberadas pelas próprias áreas através de aplicativo de acesso;
* Apoiar à empresa nos relacionamentos com os órgãos do município região, bem como empresas parceiras;
* Apoiar as rotinas operacionais que envolvem controle de estoque e almoxarifado;
* Controlar de bens do ativo e imobilizado; entradas e saídas nas dependências da empresa;
* Apoiar na gestão de arquivos permanentes da unidade, apoiando na organização, armazenamento e descarte dos documentos.
Requirements and skills
Ensino Superior Completo em Administração ou áreas afins;
Experiência na função;
Additional information
* PPR;
* Plano de saúde: Bradesco – sem coparticipação;
* Plano odontológico: Bradesco – sem coparticipação;
* Seguro de vida - Bradesco;
* Vale alimentação, Vale transporte, Vale refeição;
* Gympass, Orienteme, Edupass.
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