Gerenciar e executar os serviços administrativos da secretaria escolar, organizando e mantendo atualizados os registros acadêmicos e a documentação de alunos e funcionários realizando atendimento ao público (alunos, pais, professores e comunidade), operacionalizando processos de matrícula e transferência, e apoiando a gestão escolar na organização de informações e documentos essenciais ao funcionamento da instituição, garantindo a conformidade com a legislação e as normas internas.
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Organizar e manter os arquivos físicos e digitais da vida acadêmica dos alunos (dossiês, históricos, fichas), verificando a completude dos documentos (conforme checklist), cobrando pendências das famílias, arquivando documentos de alunos egressos (passivo) e assegurando a atualização constante dos dados, a fim de garantir a guarda segura, a rastreabilidade e a conformidade legal dos registros escolares.
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Executar os procedimentos de matrícula de novos alunos e de transferência (entrada e saída), conferindo a documentação necessária, registrando os dados no sistema, organizando as turmas (sob orientação da gestão) e emitindo as declarações e históricos escolares necessários, a fim de formalizar o vínculo ou desligamento do aluno e garantir a correta alocação nas turmas.
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Colaborar com a equipe diretiva e pedagógica, auxiliando na gestão de documentos normativos (Regimento, PPP), preparando atas de reuniões (pais, conselho de classe), gerando relatórios solicitados pela direção, a fim de subsidiar a tomada de decisão, organizar os registros institucionais e apoiar as atividades da gestão.
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Orientar os professores sobre o correto preenchimento e funcionalidade dos diários de classe (físicos ou digitais), conferindo periodicamente os lançamentos (datas, notas - em conjunto com a coordenação) e providenciando a impressão ou arquivamento conforme necessário, a fim de garantir a qualidade e a conformidade dos registros pedagógicos essenciais.
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Escriturar e controlar os registros de notas, médias e frequência dos alunos, calculando resultados, expedindo boletins, atestados e certificados, preparando listas de chamada e arquivando avaliações (inclusive de recuperação, conforme procedimento), a fim de documentar formalmente o desempenho acadêmico, apurando os resultados finais e fornecendo a documentação necessária aos interessados para a empresa, conforme os procedimentos operacionais.
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Executar tarefas administrativas como a confecção de carteirinhas estudantis, o envio de frequência para órgãos externos (ex: DFTRANS), o preenchimento de sistemas governamentais (ex: Censo Escolar) e a adição de responsáveis em grupos de comunicação, seguindo os prazos e procedimentos estabelecidos, a fim de cumprir obrigações legais e institucionais facilitando o acesso dos alunos a benefícios e informações.
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Zelar pela organização, limpeza e funcionalidade do espaço físico da secretaria, assegurando que o local não fique desassistido durante o expediente e mantendo os materiais de escritório e arquivos em ordem, a fim de proporcionar um ambiente de trabalho eficiente e um atendimento adequado ao público.
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Elaborar e expedir documentos variados como certificados de capacitação interna, declarações diversas, comunicados, editais e relatórios estatísticos ou informativos, atendendo às solicitações da gestão ou às demandas legais e utilizando os sistemas e modelos apropriados, a fim de formalizar informações, cumprir exigências e comunicar dados relevantes
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Distribuir e delegar tarefas, quando houver mais de um funcionário atuando na Secretaria Escolar acompanhando sua execução e garantindo que todas as atividades sejam realizadas de acordo com as normas institucionais e sob supervisão da Direção.