Estamos com oportunidade para atuar como Analista Administrativo no setor de Facilities na cidade de Jaguariúna SP, venha fazer parte do nosso Bioteam#!
A BIOTROP é uma das maiores empresas de biológicos do Brasil, trazemos ao mercado o que há de melhor no mundo em soluções biológicas e naturais.
Objetivo cargo
Responsável pelos processos de Serviços e Ativos e por estabelecer uma sistemática para garantir a operação de serviços eficientes nos processos de recepção, controle de acesso, asseio, conservação, limpeza, gestão de estoques dos materiais de Facilities, jardinagem, gestão do estacionamento, conservação predial, mobiliário, armários (vestiários), chaves e comunicação visual e no controle de pragas e vetores. Com foco em identificar e tratar de forma proativa todos os problemas prováveis de ocorrer, desde a identificação da necessidade e a gestão da rotina diária de serviços e plano de ação necessários.
Responsabilidades e atribuições
Atendimento e Recepção de visitantes e do controle de acesso de pessoas e veículos e ligações telefônicas;
Recepcionar visitantes: identificar, assunto, encaminhar aos respectivos setores da empresa e sala de reunião;
Garantir o atendimento para as demandas de Facilities e controlar o fluxo de recebimento e envio de documentos e correspondências;
Responsável pelo pagamento de contas fixas (água, luz, gás e outros);
Se houver visitas nas unidades sob sua responsabilidade, solicitar refeições, Coffe, sala, transfer e o planejamento necessário;
Garantir a execução, Auditoria, Check list e plano de ação do planejamento de limpeza nas unidades do Estado de São Paulo.
Auditar as condições de conservação predial e manutenção (ar-condicionado, chaveiro, elétrica, vasos, lâmpadas, elevador etc.);
Organizar as salas de reuniões e garantir a disponibilidade de mobiliários e equipamentos;
Verificar diariamente os serviços de copas/estoque (controle de estoque e demandas), motoboy, correios e cartórios;
Administrar material de consumo, solicitação de compras (frutas, água, café, material de escritório, material de limpeza etc.);
Controle de despesas internas e externas e fechamento mensal e Report;
Responsável por realizar pequenas compras e incluir cadastro de novos produtos;
Abertura de ordem de compras e acompanhar o recebimento de NFs até o pagamento;
Dar suporte quando necessário na organização de eventos internos e externos;
Realizar lançamento de faturas de viagens e eventos e demais gastos corporativos;
Gerenciar o abastecimento, lavagem de veículos da empresa, Km rodado, usuários, documentação, manutenção e revisão;
Organizar o evento mensal de Aniversariantes do mês e gestão das demandas dos Stakeholders;
Supervisionar e inspecionar as áreas da empresa identificando as necessidades de limpeza, reparo e manutenção predial, visando garantir ambientes limpos, higienizados, seguros e de acordo com os padrões estabelecidos;
Fiscalizar o desempenho dos colaboradores terceiros quanto ao atendimento, uso de uniformes, E.P. Is, integração, treinamentos, manutenção e conservação dos materiais e equipamentos de trabalho e outros, além de garantir que a empresa tenha todos os documentos exigidos por lei (trabalhistas, licenças, legais etc.);
Gestão do Budget, análises, projeções e controle de custos para as demandas de Facilities para os processos sob sua responsabilidade;
Auditar processos e implementar planos de ação;
Mapear, desenhar fluxos e desenvolver procedimentos e treinamentos mantendo-os atualizados;
Gestão e Auditoria para garantir o nível de atendimento diário dos serviços de Facilities nos processos de limpeza, dedetização, estoques, jardinagem, gestão do estacionamento, conservação predial, mobiliário, armários (vestiários), chaves e comunicação visual;
Responsável por apresentar Report do realizado nas unidades;
Mapear as necessidades e oportunidades de melhorias para o melhor atendimento aos clientes internos e externos;
Implementar indicadores de comparação de serviços entre unidades (quando aplicável) e disseminação das boas práticas para identificar melhorias e oportunidades;
Garantir a execução e auditar os serviços de Facilities na empresa;
Efetuar vistorias nos setores operacionais, promover rotinas de padronização dos processos (limpeza, manutenção predial etc.) para garantir o cumprimento dos processos;
Gerenciar os serviços de controle de pragas e vetores - desinsetização e desratização e o planejamento e comunicação com os stakeholders para a melhor execução dos serviços;
Realizar a abertura de RC inerentes as compras para o departamento de Facilities e responsável em elaborar escopo;
Responsável pela entrega e recebimento dos materiais de copa e higiene;
Responsável por dar entrada e baixa no sistema dos materiais de estoque (higiene e limpeza);
Apoio para Organização de Coffe break e/ou almoço quando necessário para visitas;
Efetuar vistorias em conservação predial e de mobiliário e infra;
Gestão do Inventário de ativos;
Informar a programação de trabalho para os serviços de Manutenção predial.
Responsável pela gestão das demandas de serviços e SLA quanto a manutenção e conservação dos ativos;
Apontar quais os principais custos de cada linha de serviço e propor ações de otimização (cost avoid e/ou saving);
Mapear as necessidades e oportunidades dos clientes internos e externos;
Garantir a execução e auditar os serviços de Facilities quanto a conservação predial e de mobiliário na empresa;
Gestão do Programa Biotrop Viva Seguro (Requisitos de Segurança do Trabalho) dos processos sob sua responsabilidade.
Requisitos e qualificações
Superior Completo, desejável Pós-Graduação (Administração, Recursos Humanos; Engenharias e afins);
Pacote do Office – Avançado;
Inglês Intermediário (diferencial);
Conhecimentos na Série ISO 41000 de Facility Management;
Profissional com alto Senso de Urgência: Priorização do importante, relevante e urgente e foco no Cliente em Primeiro Lugar.
Informações adicionais
Benefícios
Vale alimentação
Refeição no local
Vale transporte
Plano de Saúde
Plano odontológico
Auxilio alimentação infantil
PPR
Previdência Privada
#J-18808-Ljbffr