Description Estamos em busca de profissionais organizados e proativos para garantir a fluidez da rotina administrativa do escritório, oferecendo suporte estratégico e eficiente às áreas e lideranças. A atuação será voltada para gestão de agendas, documentos, comunicação, logística e contratos, assegurando conformidade, prazos e qualidade na execução das tarefas do dia a dia. Além disso, será referência no atendimento interno e externo, mantendo os sistemas atualizados e contribuindo para um ambiente corporativo ágil e bem estruturado. Sobre nós Somos um escritório com mais de 35 anos de atuação nacional, reconhecido pela solidez e abrangência. Atendemos uma carteira corporativa composta pelas maiores instituições financeiras do país, além de grandes empresas nacionais e multinacionais. O que buscamos Profissionais comprometidos com excelência, organização e qualidade, que tenham mentalidade voltada para crescimento e inovação. Pessoas que gostem de atuar com dinamismo, mantendo a comunicação clara e garantindo suporte eficiente às lideranças. Responsibilities Gestão de agenda e compromissos de lideranças : reuniões, viagens, prazos, follow-up e lembretes. Atendimento e interface (telefone, e-mail, whatsapp, teams, redes sociais, presencial) com clientes, fornecedores e colaboradores, garantindo cordialidade e registro. Organização e guarda de documentos físicos e digitais, com controle de versões, prazos e acesso (sigilo e conformidade). Logística administrativa: reserva de salas, materiais, coffee break, apoio a treinamentos e eventos internos. Gestão de correspondências (correios/motoboy), protocolos, notificações e consolidação de fechamentos mensais. Fluxo de contratos: controle de assinaturas (Docusign), aditivos, vigências, cancelamentos e interface com áreas. Suporte ao financeiro: organização de documentos, conferência básica de boletos, encaminhamento a contas a pagar. Atualização de sistemas corporativos (CPJ, ClickUp, Teams) e manutenção de cadastros e pastas padrão. Cotações de serviços, compras e treinamentos; comparação e indicação. Compras administrativas e facilities: chips de telefonia, brindes institucionais, materiais de escritório, controle de fornecedores administrativos, passagens aéreas, reserva de hotéis; Suporte nos reembolsos da Diretoria; Interface com manutenção predial e serviços gerais Indicadores administrativos : tempo de resposta, cumprimento de prazos, eficiência de rotinas; apoio em relatórios. Apoio à comunicação institucional operacional, endomarketing e integração de novos colaboradores (convites, confirmações, informativos, avisos internos, materiais necessários para suporte às demais áreas, treinamentos,, recepção). Preparação para auditorias e premiações: checklists, documentos, evidências e relatórios de conformidade. Governança de arquivos e contratos : taxonomia, nomenclatura, trilhas de auditoria e acessos. Controle e acompanhamento do e-mail de contato Gabardo e Terra. Controle e acompanhamento do Whatsapp principal da empresa. Controlar o uso das salas, gerenciando agendas, conflitos e prioridades, bem como preparar os ambientes para reuniões, visitas e eventos, assegurando layout, equipamentos e insumos adequados. Apoiar logisticamente a rotina do escritório e atuar como interface com recepção/portaria, garantindo organização, fluidez e padrão institucional. Realizar inscrições de cursos e treinamentos das equipes, garantindo demais necessidades logísticas; Prerequisites Buscamos pessoas comprometidas com o crescimento profissional e focados na excelência no atendimento aos clientes. Requisitos: Escolaridade: Ensino Superior cursando em Administração, Secretariado ou áreas correlatas. Pacote Office (Word, Excel, Outlook, teams). Noções de organização de documentos, atas e gestão de agendas. Habilidades: Comunicação clara e postura profissional. Capacidade de lidar com logística simples (correios, motoboy) e processos administrativos básicos. Diferenciais: Experiência anterior em rotinas administrativas ou secretariado. Familiaridade com ferramentas digitais e sistemas corporativos. Conhecimento do Sistema CPJ será considerado um diferencial. Experiences Remuneração fixa: R$2045.00 Vale alimentação/Vale Refeição (R$ 31/dia); Vale farmácia; Totalpass (benefício corporativo de assinatura com 5.000 academias); Regime de trabalho hibrido (uma vez por semana e presença necessária em reuniões que precisem de acompanhamento); Plano de Saúde Unimed; Plano odontológico; programas de educação continuada; Fornecimento de notebook próprio do escritório. Desconto em cursos de Inglês; Programas de desenvolvimento interno.