RÉSUMÉ DU POSTE
Responsable de s’assurer que la gestion financière et la comptabilité sont conformes aux politiques et procédures des donateurs, du développement et de la supervision des questions de conformité.
Principales Tâches et Responsabilités
Comptabilité et gestion financière
Collabore étroitement aux opérations comptables quotidiennes et aux fonctions de gestion financière dans les bureaux extérieurs, en veillant à ce qu'elles soient exécutées conformément aux politiques et procédures internes.
Organiser et développer les activités nationales dans les domaines de la finance, de la comptabilité, de la planification, du contrôle interne et de l'audit, de la facturation, du contrôle des crédits et de la collecte des liquidités.
Fournir à la direction du pays les informations financières appropriées conformément aux procédures comptables et aux règlements des donateurs.
Assurer les flux de trésorerie dans le pays et veiller à satisfaire les besoins de liquidités. Communiquer les paiements échelonnés en souffrance au donateur, le cas échéant.
Examiner et comptabiliser les opérations d'approvisionnement afin de garantir l'adéquation des pièces justificatives, l'exactitude des montants et le contrôle des paiements.
Proposer des formats pour les rapports financiers afin d'aider les utilisateurs des états financiers à mieux comprendre le contenu des rapports à des fins de prise de décision et de planification stratégique.
Assurer la tenue de registres précis des transactions financières du bureau national (bureaux principaux et de terrain) afin de contrôler la situation financière de toutes les activités du projet.
Aider à la gestion du service financier du pays afin de répondre aux exigences en matière de rapports financiers de la direction du pays et du siège; veiller à ce que tous les rapports financiers soient soumis dans les délais et contiennent des informations pertinentes pour tous les utilisateurs.
Diriger la préparation de l’ensemble des rapports financiers à des fins externes dans le respect des exigences comptables, légales et contractuelles.
Gérer le système comptable en veillant à ce que l’ensemble des données comptables soient mises à jour, rapprochées et entièrement justifiées; veiller à l'exactitude et à la mise à jour de la clé de répartition conformément aux pratiques d'IMC.
Superviser les comptes créditeurs et débiteurs, veiller à ce que les analyses mensuelles soient disponibles, rapprochées et tenues à jour, et que les ajustements nécessaires soient traités en temps opportun.
Superviser la formation du personnel financier et fournir un support technique au programme national et à la logistique.
Assister et/ou préparer les budgets.
Présenter et faciliter l'examen des dépenses budgétaires réelles avec les détenteurs de budget et d'autres membres du personnel de gestion du pays; formuler des recommandations pour des réalignements budgétaires lorsque nécessaire.
Superviser et analyser la préparation des budgets opérationnels pour chaque site et consolider le budget principal du bureau national; mettre à jour le budget principal chaque trimestre et communiquer avec l'équipe de gestion du pays pour assurer la couverture des coûts globaux.
Veiller au respect des réglementations et procédures internes et des donateurs; appliquer les politiques, les systèmes et les procédures des finances et des fonctions de support et diriger ou assurer leur élaboration, documentation et mise en œuvre.
Le cas échéant, travailler en étroite collaboration avec les RH pour le recrutement et la sélection de personnel financier qualifié, recommander des promotions, des mesures disciplinaires et des licenciements pour le personnel financier, en concertation avec les superviseur(se)s.
Maintenir une ligne de communication ouverte avec l'ensemble du personnel de terrain et de l'entreprise, le cas échéant.
Entretenir des échanges fréquents avec le/la directeur(trice) administratif(ve) et financier(ère)/directeur(trice) financier(ère) afin de s'assurer que les activités et objectifs financiers sont communiqués.
Travailler avec le personnel chargé des programmes et de la logistique pour veiller à ce que la coordination des programmes soit conforme aux objectifs fixés dans le budget.
Assister aux réunions de coordination pertinentes pour les activités du pays.
Assurer l'interface avec le gouvernement national et les agences concernées afin de garantir la conformité avec les différentes réglementations gouvernementales, le cas échéant.
Audit
Faciliter et coordonner divers examens et audits internes et externes, y compris l'audit statutaire annuel, l'audit spécifique des projets des donateurs et l'audit annuel de l'organisation.
Veiller à ce que les documents demandés par les auditeurs soient complets et fournis en temps opportun.
Coordonner la préparation et examiner la réponse de la direction du bureau national aux conclusions de l'audit.
Le cas échéant, lancer une demande de services d'audit en temps opportun pour s'assurer que l'audit est effectué dans les délais prévus.
Mettre en œuvre et/ou coordonner la mise en œuvre des recommandations provenant de divers audits.
Tenir à jour le suivi des audits, y compris les demandes/réponses d'audit.
Représentation
Assurer la liaison avec les donateurs sur les questions liées au programme afin de garantir la responsabilité financière et programmatique à l’égard des donateurs.
Participer aux réunions des donateurs et communiquer les informations pertinentes au/à la directeur(trice) administratif(ve) et financier(ère) et au/à la directeur(trice) pays.
Participer aux activités visant à assurer une visibilité maximale de l'agence au sein de la communauté des ONG.
Participer à la production de rapports et veiller à la ponctualité et à l'exactitude des informations fournies, ainsi qu'à la confidentialité des informations sensibles.
Contribuer à la création d'une image positive et à la crédibilité globale de l'organisation, notamment par l'application du code de conduite, de l'éthique, des valeurs et du point de vue de l'organisation à l'égard des acteurs internes et externes.
Formation / Renforcement des capacités
Former le personnel national à accroître ses responsabilités afin de renforcer les capacités et d'assurer la durabilité des programmes.
Défendre et planifier le développement professionnel du personnel national.
Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
Minimum Qualifications
Généralement, un diplôme universitaire de 4 ans en comptabilité ou en administration des affaires. Une combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinentes peut être acceptée le cas échéant.
Généralement, 7 ans ou plus d'expérience progressive pertinente dans le domaine financier, dont au moins 5 ans d'expérience dans la gestion administrative et financière de programmes à l'étranger.
Capacité à travailler dans un environnement de sécurité hautement volatile et complexe est requise.
Expérience approfondie des systèmes comptables informatisés; une expérience des systèmes ERP est un atout.
Expérience en matière de rapports aux donateurs, de préférence USAID, OFDA, donateurs de l’ONU, ECHO et autres donateurs privés.
Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de soutien technique.
Connaissance des règlements financiers des donateurs variés.
Expérience en gestion des procédures et politiques d'approvisionnement et de logistique.
Qualités de leadership avérées; expérience de travail avec une grande équipe nationale.
Solides compétences en négociation, relation interpersonnelle et organisation.
Capacité à travailler dans un environnement peu structuré, à fixer des priorités et à gérer de nombreuses exigences simultanées.
Capacité à lire, écrire, analyser et interpréter des textes techniques et non techniques en anglais.
Capacité à présenter efficacement des informations et à répondre aux questions de cadres supérieurs sur le terrain et au siège, des homologues, du gouvernement, des communautés locales et d'autres acteurs régionaux concernés.
Maîtrise de l'anglais, écrit et parlé; d'autres langues (par exemple le français ou l'arabe) peuvent être requises selon le poste et le pays.
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