O Coordenador Administrativo é responsável por gerenciar e coordenar uma variedade de tarefas administrativas, operacionais e relacionadas a contratados, garantindo o bom funcionamento dos processos departamentais. Esta função inclui o suporte a relatórios financeiros, compras locais, coordenação financeira, gestão de contratados e atividades de equipes multifuncionais. O Coordenador Administrativo atua como ponto de contato chave para comunicações departamentais, relacionamento com fornecedores e contratados, além de projetos especiais
Coordenação Financeira e de Compras
- Gerenciar processos funcionais como faturamento e pedidos de compra, garantindo precisão e pontualidade.
- Coordenar compras locais e preparar relatórios de despesas conforme necessidades do departamento.
- Auxiliar na preparação e revisão de relatórios mensais de lucros e perdas (P&L) e apresentações em slides.
- Executar tarefas administrativas como manter listas de distribuição e contatos, atuando como elo com parceiros financeiros e a empresa.
- Gerenciar arquivos administrativos departamentais, garantindo organização e fácil acesso.
- Coordenar correspondências, entregas por courier e outras tarefas logísticas.
Administração de Contratados
- Supervisionar os aspectos administrativos da gestão de contratados, incluindo o acompanhamento de contratos, garantindo conformidade com os termos e manutenção de registros precisos.
- Apoiar o processo de integração e desligamento de contratados, assegurando que toda a documentação necessária seja concluída e arquivada.
- Monitorar o desempenho de contratados em coordenação com os líderes de departamento e oferecer suporte administrativo para avaliações de desempenho.
- Atuar como elo entre contratados, equipes internas e fornecedores para tratar dúvidas administrativas e garantir operações eficientes.
- Garantir que as faturas dos contratados sejam revisadas, aprovadas e processadas pontualmente.
Relações com Fornecedores e Externos
- Gerenciar os aspectos administrativos do relacionamento com especialistas externos, fornecedores e prestadores de serviços.
- Atualizar e manter registros de taxas, associações, assinaturas e outros compromissos.
Projetos Especiais e Iniciativas
- Apoiar projetos especiais conforme solicitado pelo Gerente da Unidade ou outros membros da equipe.
- Participar ativamente de equipes de projeto do departamento, contribuindo para o cumprimento de metas e prazos.
- Recomendar, interpretar e implementar políticas e procedimentos administrativos da empresa e do departamento.
- Sob a direção do gerente, criar rascunhos de relatórios, documentos, apresentações e modelos a partir de dados brutos.
Orçamento e Relatórios
- Coordenar a preparação do orçamento anual em colaboração com a equipe de gestão.
- Revisar orçamentos mensais, investigar variações e fornecer relatórios detalhados aos interessados.
Suporte Cruzado e de Backup
- Oferecer suporte de backup a outros departamentos conforme necessário para manter a continuidade operacional.
- Facilitar proativamente a comunicação e o trabalho em equipe entre departamentos.
Qualificações:
Educação:
Graduação em Administração de Empresas, Gestão de Escritórios ou área relacionada (preferencial). Experiência de trabalho equivalente pode ser considerada.
Experiência:
Mínimo de 5 anos de experiência administrativa ou como coordenador em ambiente profissional.
Experiência com gestão de contratados e processos financeiros como faturamento, pedidos de compra e acompanhamento orçamentário.
Habilidades:
- Proficiência no pacote Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook).
- Excelentes habilidades organizacionais e atenção aos detalhes.
- Comunicação eficaz (oral e escrita).
- Capacidade de priorizar tarefas e gerenciar múltiplos prazos simultaneamente.
- Conhecimento de sistemas financeiros, ferramentas de relatório e sistemas de gestão de contratados será considerado um diferencial.
Competências-Chave:
- Resolução de problemas e tomada de decisão.
- Adaptabilidade a prioridades em constante mudança.
- Proatividade e iniciativa.
- Fortes habilidades interpessoais e de colaboração em equipe.
Ambiente de Trabalho:
Esta posição pode exigir viagens ocasionais para conferências, reuniões ou projetos especiais. O ambiente de trabalho é predominantemente em escritório, com interações regulares com partes interessadas internas e externas, incluindo contratados e fornecedores.
#J-18808-Ljbffr