Qualificações e Habilidades:
- Ensino superior ou cursando em Administração, Secretariado Executivo ou área correlata.
- Experiência como secretária, recepção ou em cargo similar.
- Excelentes habilidades organizacionais e de gestão do tempo.
- Capacidade de comunicação verbal e escrita eficaz.
- Discrição e confidencialidade no manuseio de informações sensíveis.
- Habilidade para trabalhar de forma independente e proativa.
**Responsabilidades Principais**:
**Gestão de Agenda**:
- Coordenar e gerenciar a agenda do Diretor, incluindo marcação e cancelamento de compromissos, reuniões e eventos.
- Assegurar que o Diretor esteja ciente de compromissos e prazos importantes.
**Organização de Reuniões**:
- Agendar e organizar salas de reunião, garantindo que estejam preparadas para uso.
**Manutenção da Área de Recepção**:
- Manter a área de recepção limpa e organizada, proporcionando um ambiente acolhedor e profissional.
- Gerenciar suprimentos de escritório e materiais de recepção, solicitando reposição quando necessário.
**Interação com Departamentos Internos**:
- Facilitar a comunicação entre visitantes e funcionários, garantindo um fluxo de informações eficiente.
- Facilitar a comunicação entre o Diretor e outros departamentos, clientes e parceiros externos.
- Recepcionar visitantes e garantir uma experiência profissional e acolhedora.
**Suporte Administrativo**:
- Manter arquivos e registros atualizados e organizados.
- Gerenciar documentos confidenciais com discrição e segurança.
- Realizar tarefas administrativas, como organização de viagens, preparação de relatórios e controle de despesas.