Estamos em busca de uma profissional para atuar com alta confidencialidade e rigor operacional no apoio às rotinas administrativas, executivas e pessoais de uma Family Office.
A posição exige organização exemplar, postura ética e capacidade de conduzir demandas com discrição absoluta.Responsabilidades:Suporte Administrativo e OrganizacionalAuxílio na organização de documentos, arquivos físicos e digitais.Preparação prévia de materiais, minutas, rascunhos, correspondências e documentos diversos.Apoio no controle de pagamentos, reembolsos, notas fiscais e demandas administrativas básicas.Atualização de listas, planilhas e controles operacionais da Family Office.Apoio à Gestão de Agendas e CompromissosSuporte na conferência, confirmação e acompanhamento de agendas dos membros da família.Auxílio na organização de reuniões, incluindo reserva de espaços e suporte logístico.Logística e ViagensApoio operacional no planejamento de viagens, realizando pesquisas de hotéis, voos, serviços e documentação.Organização de informações de viagem, vouchers, checklists e acompanhamentos.Suporte no processo de viagens, incluindo auxílio na compra de passagens, consulta de horáriosde voos e demais necessidades relacionadas.Suporte a Eventos e Rotinas FamiliaresApoio logístico na preparação de eventos familiares ou institucionais.Auxílio no relacionamento com fornecedores, prestadores de serviço e equipes envolvidas.Demandas PessoaisSuporte na organização de compromissos pessoais, pequenas compras, entregas e rotinas do dia a dia.Acompanhamento de serviços residenciais, manutenção e fornecedores.Comunicação e InterfaceContato inicial com prestadores de serviço, parceiros e fornecedores.Auxílio na triagem e organização de mensagens e demandas recebidas.Confidencialidade e ProfissionalismoAtuação com absoluto sigilo sobre todas as informações pessoais e familiares.Postura ética, discreta e orientada à confiança e ao suporte.Requisitos e qualificações:Experiência em secretariado ou apoio executivo, incluindo gestão de agendas complexas; Ensino superiorcompleto em áreas administrativas ou secretariado; Inglês fluente (imprescindível); demais idiomas são diferenciais; Forte senso de organização, gestão do tempo e atenção criteriosa aos detalhes; Proatividade, antecipação de necessidades e adaptabilidade; Inteligência emocional, comunicação profissional e capacidade de multitarefas; Autonomia com responsabilidade e habilidade no relacionamento com terceiros; Disponibilidadepara atender e responder ligações, mensagens etc.Agilidade e atenção na resposta a demandas e comunicações, mantendo precisão e qualidade no atendimento.Profissionais interessadas ou indicações podem encaminhar currículo para participação no processo seletivo.