Program Description (Background) / Description du programme (contexte)
Ce poste est subordonné à la réussite de l'appel d'offres et à l'accord du donateur
Le/la responsable financier(ère) est chargé(e) de maintenir de solides systèmes et contrôles financiers et comptables pour le bureau national. Le poste consiste à effectuer des tâches financières et comptables quotidiennes, notamment l'examen et le traitement des paiements, l'archivage et la recherche de documents, la fourniture de tous les services financiers transactionnels, y compris, sans toutefois s'y limiter, l'analyse du pipeline, la préparation des rapports financiers, la paie, les rapprochements, les comptes créditeurs et débiteurs.
Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
1. Assurer les fonctions financières et comptables quotidiennes à l'échelle du programme, y compris l'enregistrement en temps opportun des transactions, la gestion de la trésorerie, les opérations bancaires, la paie, l'inventaire, les créances et les dettes.
2. Mettre en œuvre des politiques financières pour garantir l'efficacité opérationnelle.
3. Mettre en œuvre des systèmes pour les opérations financières dans le bureau national et dans les bureaux de programme de zone conformément au manuel financier international et aux règlements des donateurs, y compris des systèmes pour la gestion des flux de trésorerie, la budgétisation, la consolidation des informations comptables, les contrôles internes, les rapports financiers, la tenue des registres financiers, la gestion des subventions et la conformité.
4. Contribuer à l'amélioration continue des systèmes financiers/comptables, du traitement, des procédures et processus transactionnels.
5. Traiter les factures et les pièces justificatives entrantes, en veillant à ce qu'elles soient correctement approuvées, estampillées et codées, après avoir été soumises au service des finances.
6. Examiner les demandes d'achat et les étapes de la passation de marchés (offres, résumé de l'offre, bons de commande) et recueillir les signatures nécessaires. Examiner les documents de sauvegarde des accords applicables et s'assurer d’obtenir les signatures nécessaires.
7. Veiller à ce que les transactions soient complètes, exactes et effectuées dans les délais impartis.
8. Examiner les dépenses estimées préparées par l'équipe du programme et s'assurer que toutes les pièces justificatives nécessaires sont fournies. Consolider et alimenter les pipelines mensuels et s'assurer que les soldes et les affectations sont réalistes et correspondent aux registres comptables.
9. Assure le suivi mensuel des entrées dans le système TM1 avec les équipes du programme, en veillant à ce que les budgets et les modifications soient dûment saisis et disponibles dans le système. Veiller à ce que l'analyse des écarts soit revue, correcte et mise à jour et à ce que les rapports mensuels sur le pipeline soient complétés et soumis au siège en temps opportun.
10. Aider à la préparation et à la planification des budgets et des modifications budgétaires.
11. Travailler à la préparation des divers calendriers d'audit pour faciliter l'audit annuel. Soutenir les audits annuels et les audits de projets désignés. Mettre en œuvre les recommandations d'audit et travailler à la résolution des constatations d'audit, le cas échéant.
12. Préparer les rapports financiers internes et externes, veiller à ce que les rapports soient rapprochés des documents comptables et conformes aux politiques et règles internes et externes. Il s'agit notamment des rapports financiers des donateurs, des rapports à soumettre aux organes gouvernementaux, des calendriers et rapports internes d’IMC.
13. Travailler à la préparation des flux de trésorerie hebdomadaires et mensuels. Planifie et demande des décaissements.
14. Fournir une assistance pour l'enregistrement des salaires et impôts des employés et d'autres déclarations fiscales.
15. Responsable des demandes de remboursement de TVA.
16. Travaille à la clôture mensuelle et à la clôture de l'exercice, chaque mois, en coordination avec l'équipe financière.
17. Met à jour et rapproche mensuellement l’analyse des comptes clients et des comptes créditeurs. Assure le suivi de tous les soldes des comptes débiteurs et des comptes créditeurs et procéder à tous les ajustements nécessaires avec le/la superviseur(se) avant la clôture mensuelle.
18. Travaille avec l'équipe sur les écritures comptables dans Costpoint-Deltek. S'assure que l’ensemble des paiements et autres écritures comptables sont étayés par les pièces justificatives appropriées. Préparer les rapprochements mensuels des caisses et des banques, ainsi que les journaux des opérations de caisse et de banque (CTJ/BTJ), en plus du calcul du taux de change moyen.
19. Assiste le personnel financier supérieur dans la préparation des rapports financiers mensuels et répond à toute autre tâche liée aux finances demandée par le bureau national et/ou les bureaux du siège, par exemple le service financier international.
20. Veille à ce que les dossiers financiers stockés soient répertoriés physiquement et électroniquement et tenus à jour.
21. Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.
En règle générale, un diplôme universitaire de 4 ans en comptabilité, finance ou administration des affaires. Une combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinentes peut être acceptée le cas échéant ;
En règle générale, 3 ans ou plus d'expérience pertinente et progressive dans le domaine de la finance/comptabilité.
Une connaissance des différents règlements financiers des donateurs tels que USAID, DFID, ECHO, les donateurs de l'ONU est préférable.
Connaissance des principes comptables.
Compréhension et expérience avérées des pratiques comptables et de reddition de comptes ;
Une expérience des systèmes comptables informatisés, une expérience des systèmes ERP est préférable ;
Une expérience de travail auprès d’ONGI est préférable.
Doit être capable de s'acquitter de ses responsabilités de manière autonome avec un minimum d'assistance technique au sein de l'organisation ;
Engagé(e) dans un processus d'apprentissage continu ; disposition à se tenir informé(e) des nouveaux développements.
Excellentes compétences en matière de communication et de relations avec les clients.
Additional Technical or Language Requirements / Exigences techniques ou linguistiques supplémentaires
Les dossiers de candidatures devront comprendre les documents suivants : un CV de 3 pages au maximum, une Lettre de Motivation, des diplômes obtenus, des attestations de services rendues et une copie de la carte de demandeur d’emploi délivrée par l’ONEM pour les sans emploi. Ce poste est exclusivement réservé aux citoyens nationaux résidant en République Démocratique du Congo (RDC). Seules les candidatures de résidents de la RDC seront prises en considération pour ce poste.
Dans le cadre de ce poste, une personne doit promouvoir et encourager une culture de la conformité et de l'éthique dans l'ensemble de l'organisation et maintenir une compréhension claire des normes de conformité et d'éthique d'International Medical Corps et des donateurs et les respecter. Le personnel est également chargé de prévenir les violations de notre code de conduite et d'éthique, qui peuvent impliquer des conflits d'intérêts, de la fraude, de la corruption ou du harcèlement. Si vous constatez, entendez parler ou êtes mis(e) au courant de toute violation du code de conduite et d'éthique ou de la politique de sauvegarde, vous avez l'obligation de le signaler. S'il s'agit d'un poste de supervision qui implique de donner l'exemple d'un comportement éthique par sa propre conduite et la supervision du travail des autres ; de s'assurer que les personnes sous votre responsabilité ont suffisamment de connaissances et de ressources pour suivre les normes décrites dans le code de conduite et d'éthique ; de contrôler le respect des normes par les personnes que vous supervisez ; d’appliquer le code de conduite et d'éthique et les politiques d'International Medical Corps, y compris la politique de sauvegarde et la politique de protection contre le harcèlement, l'intimidation et l'inconduite sexuelle sur le lieu de travail, de manière cohérente et équitable ; de soutenir les employés qui, de bonne foi, soulèvent des questions ou des inquiétudes.
Safeguarding / Sauvegarde
Il est de la responsabilité et de l'obligation de tout le personnel de sauvegarder et protéger les populations auprès desquelles il intervient, y compris les adultes qui peuvent être particulièrement vulnérables et les enfants. Cela inclut, de la part de notre personnel ou de nos partenaires, la protection contre les comportements suivants : exploitation et abus sexuels ; exploitation, négligence ou abus d'enfants, d'adultes à risque ou de personnes LGBTI ; et toute forme de traite des êtres humains.
Equal Opportunities / Égalité des chances
International Medical Corps est fière d'offrir à tous ses employés et candidats qualifiés l'égalité des chances en matière d'emploi, sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'orientation sexuelle, d'origine nationale ou ethnique, d'âge, de handicap ou de statut d'ancien combattant.
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