SECRETÁRIA EXECUTIVA
Responsabilidades e atuação:
• Atendimento e recepção de clientes, funcionários, advogados, prestadores de serviços e terceiros;
• Ciceroneamento de clientes e preparação das instalações para atendimento, reuniões e audiências;
• Assessoramento direto e indireto dos sócios e demais integrantes, com monitoramento de horários e pendências;
• Recepção, conferência, distribuição, gestão e arquivo de documentação recebida;
• Recepção e realização de ligações telefônicas, e-mails, whatsapp e outras formas de comunicação, assim como controle e emissão de relatórios próprios sobre as tratativas realizadas e pendencias verificadas;
• Agendamento de compromissos, audiências, eventos e outros envolvam os sócios e demais integrantes;
• Planejamento, organização de reuniões e eventos, com realização de orçamentos prévios, posterior prestação de contas e provisionamento dos pagamentos pertinentes;
• Organização de postagem e recebimento de correspondências e encomendas, bem como prestação de contas e emissão de relatórios pertinentes;
• Controle, verificação de necessidades de compras e manutenção em geral, com realização dos orçamentos, tratativas com fornecedores e prestadores, solicitação de documentação própria, bem como provisionamento dos pagamentos pertinentes;
• Verificação e cotação de passagens, reservas de hotéis e locação de veículos, reserva de eventos, reserva de restaurantes, com identificação em programas de milhagens, eventual realização de remarcações e cancelamentos que se façam necessários, assim como gestão de reembolsos, emissão de relatórios de viagens e prestação de contas e provisionamento dos pagamentos pertinentes;
• Controle e gestão dos gastos realizados em cartões de crédito com identificação em espelhos próprios, emissão de relatórios e provisionamento dos pagamentos pertinentes;
• Auxilio na organização, fotocópias, digitalizações, trato e arquivo de documentos em geral;
• Receber, responder e processar administrativamente o que for necessário para atender solicitações administrativas rotineiras; e
• Prestar apoio e suporte técnico-administrativo em geral.
Requisitos:
• Formação em nível superior, dando-se preferência para Secretariado Executivo, Administração ou Direito;
• Conhecimentos básicos em informática (Editores de texto, planilhas, Microsoft Teams e Libre Office);
• Planejamento, organização e controle de rotinas internas de escritório;
• Habilidade na escrita e trato com pessoas, inclusive para negociação de valores e cobranças;
• Habilidade no desenvolvimento de tarefas em equipe; e
• Desejável possuir experiência anterior em escritório de advocacia.